Ein DAM für NGOs. Wie Stiftungen, Verbände und Vereine ihre Bildverwaltung in den Griff bekommen
Nachts sind alle Katzen grau. Bei Licht betrachtet stellt man fest, dass Katzen sich durchaus unterscheiden. Das gilt sicher für viele Dinge, für Bildmanagement- bzw. DAM-Systeme gilt es auch. Aber wie können DAM-Interessenten aus gemeinnützigen Organisationen schnell Licht ins Dunkel bringen? Anders gefragt: Worauf müssen Stiftungen, Verbände und Vereine achten, wenn sie sich über ein professionelles Bildmanagement Gedanken machen. Und warum sollten sie sich darüber überhaupt Gedanken machen?
DAM für Stiftungen – warum eigentlich?
Um das Stiftungsziel zu erreichen, steht bei fast allen Nonprofits eine Ressource ganz oben auf der Liste: Öffentlichkeit. So können sie für ihr Thema sensibilisieren, so erreichen sie Unterstützer, Spender und Experten und können sich mit Gleichgesinnten vernetzen. Das erfordert freilich stetige Kommunikation und Information und die Bereitstellung immer neuer Inhalte. Visuelle Inhalte wie Fotos, Grafiken und Videos spielen auf vielen Kommunikationskanälen eine besondere Rolle. Sie sind Blickfang und Aufmacher und oft auch ein starker Handlungsappell. 
Auf der eigenen Website prägen sie das Bild, das die NGO von sich vermittelt. Außerdem dienen sie zur Dokumentation der Aktionen und Projekte, die dem Stiftungszweck dienen. Solche Bilder stammen oft von Freiwilligen und Unterstützern, deren Urheberschaft schnell in Vergessenheit gerät. Kurz gesagt: Je mehr visuelle Inhalte im Spiel sind, desto drängender werden in der Regel die Fragen ihrer Verwaltung. Sonst droht die wichtige Bildkommunikation zum Zeit- und Kostenfresser zu werden. Und schließlich heiligt auch bei DSGVO, Bildrechten, Lizenzen und Model Releases der gute Zweck nicht die Mittel. Hier kommt DAM (Digital Asset Management) ins Spiel, die professionelle digitale Verwaltung des eigenen Bildkapitals.
Stiftungen als DAM-Nutzer
Digital Asset Management hat je nach Berufsfeld unterschiedliche Schwerpunkte, die von verschiedenen DAM-Systemen unterschiedlich gut bedient werden. In der Familie der DAM-Nutzer nehmen Stiftungen den größten Abstand zu den Pressestellen und Redaktionen ein. Hier steht Schnelligkeit und Kollaboration an erster Stelle: Bildeingang aus unterschiedlichen Kanälen, schnelles Sortieren, Inhalt, Rechte und Urheber klären, Freigabe einholen und raus damit in Publikationen, auf Onlineportale und zu den Sozialen Medien. Der Unterschied zu einer klassischen Marketingabteilung oder Unternehmenskommunikation ist nicht so erheblich. Hier hat die Liebe fürs Detail größere Chancen, wenn mit mehr Ruhe Fotografen beauftragt, Bilder von Agenturen angefordert und Präsentationen für Kampagnen vorbereitet werden. Auch hier erleichtert das DAM-System die Kollaboration und Kommunikation aller Beteiligter mit und über die Bilder. Ein DAM-System, das auf den musealen Betrieb zugeschnitten ist, erscheint vielleicht auf den ersten Blick plausibel für eine Stiftung. Aber das Augenmerk eines Museum-DAMs liegt bei der Verwaltung und Organisation von Exponaten und nicht in der Vernetzung mit Ausspielungskanälen.
Wo bildet der reich bestellte Markt der DAM-Anbieter dann also die Anforderungen einer Stiftung am besten ab? Am ehesten im Marketingbereich. Genaueres lässt sich erst nach einer eingehenderen Betrachtung der konkreten Organisation sagen, da die Anforderungen auch im Stiftungsbereich voneinander abweichen.
DAM-Anforderungen erkennen und benennen
Um herauszufinden, welches DAM-System für Ihre Stiftung passt, müssen Sie Ihre Anforderungen analysieren und gewichten, zum Beispiel:
1. Sie verfügen über diverse Außenstellen oder organisieren Projekte in aller Welt. Überall soll auf einen gemeinsamen Bilderpool soll zugegriffen werden können. Idealerweise soll er auch vor Ort direkt befüllt werden können.
2. Aus organisatorischen oder praktischen Gründen fotografieren bei Ihnen meist keine professionellen Fotografen, sondern Ihre vielen Mitarbeiter. Das Bildmaterial soll aber schnell an zentraler Stelle zur Verfügung stehen.
3. Sie haben auch historisches Bildmaterial und dokumentieren fortlaufend Ihre Arbeit. Alle Bilder schnell wiederzufinden und zu wissen, wie sie verwendet werden dürfen, ist Ihre zentrale Herausforderung.
4. Sie haben fixe Termine an denen Bildmaterial entsteht. Die besten Bilder sollen dann über verschiedene Kanäle schnell in die Welt. Zeitfresser Nummer 1: Jeder Kanal folgt eigenen Regeln. Egel ob Website, Email, Facebook oder Instagram: Formate und Konfigurationen aller Bilddateien müssen erst mühsam angepasst werden.
Folgenden Funktionen und Prozessen sollten Sie bei diesen Anforderungen besondere Aufmerksamkeit schenken:
Zu 1: Vernetzter Zugriff weltweit, beschränkt durch Rechte und Rollen der Nutzer. Mehrsprachigkeit. Mobile App für direkten Upload vom Smartphone.
Zu 2: Uploadbereich für angemeldete Nutzer mit automatischer Copyright-Generierung. Nutzerlizenzierung für viele Uploader.
Zu 3: Metadatenbeschriftung mit guter Schlagwortverwaltung („kontrolliertes Vokabular“), Gruppierung des Bildpools in Kategorien. Ausbaufähige Speicherkapazität.
Zu 4: Automatischer Bildeingang. Konfigurierbare Presets für typische Beschnitt- und Downloadvoreinstellungen. Optionale Bereitstellung der Bilder per Link, Email oder direkt im Social-Media-Account.
Und dann?
Bei größeren und kommunikationsstarken Stiftungen werden natürlich weitere Anforderungen zu definieren sein. Denken Sie etwa an die Integration Ihres DAMs in die bestehende IT-Architektur über API-Schnittstellen zu Drittsystemen, oder an die Frage, ob Ihr DAM cloud- oder serverbasiert zum Einsatz kommen soll. Wichtig sind auch Fragen rund um die individuellen Metadatentemplates und das Rechte- und Rollenkonzept. Antworten dafür lassen sich in einem Analyseworkshop formulieren, bei dem Ihre Bilder und Strukturen einmal ganz im Detail unter die Lupe genommen werden.
Klar ist aber, dass Ihre zukünftige Software schon ein bisschen besser ausgestattet sein muss, als eine einfache Lösung, die Sie sich „billig“ aus dem Internet runterladen. Fragen Sie deshalb auf jeden Fall bei den renommierten Herstellern nach, ob gemeinnützigen Organisationen ein Rabatt eingeräumt werden kann. Sie werden sehen: Das ist gar nicht so selten.
