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Was genau sind eigentlich Metadaten?

Metadaten sind normierte Informationen über ein Objekt, die zu seiner Beschreibung dienen. Bei digitalen Bilddateien zählen dazu alle Informationen, die über die optische Darstellung der Datei hinausgehen. Der Dateiname, der Name des Fotografen, das Anfertigungsdatum, die Kameraeinstellungen aber auch die Stichwörter zum Bildmotiv sind Beispiele für Metadaten. Auf zufällige Metadaten ist kein Verlass. Sie müssen durchdacht angelegt und regelmäßig nachgehalten werden. Das braucht Zeit und Erfahrung. Aber ohne gepflegte Metadaten ist die beste Software machtlos.

Was ist ein Asset?

Da Unternehmen Zeit und Geld für die Herstellung digitaler Inhalte aufwenden, betrachtet man auch diese digitalen „Assets“ als unternehmerische Vermögenswerte. Der Begriff bezeichnet also wertvolle Bild- und Mediendateien. Digital Asset Management (DAM) ist demnach digitales Mediendatei-Management.

DAM, MAM, CMS, PIM – wo ist der Unterschied?

Digital Asset Management (DAM) ist digitales Datei-Management. Es wird vor allem zur Verwaltung von Mediendateien eingesetzt. Media Asset Management (MAM) – bezieht sich terminologisch ausdrücklich auf Mediendateien und meint nichts grundsätzlich Anderes. Auch wenn sie im weitesten Sinne zu den Content Management Systemen (CMS) zählen, steht bei DAM die Verwaltung von Inhalten im Vordergrund, bei CMS aber deren Veröffentlichung. Ein Produktinformationssystem (PIM) stellt das Produkt ins Zentrum und ist vor allem für produzierende Gewerbe gedacht. Es beinhaltet ebenfalls die Funktionen eines DAM, ist aber umfassender und schließt die Anbindung von Produktions- und Vertriebskanälen ein.

Brauchen wir eine Software zur Verwaltung unserer Mediendateien?

Ob Sie eine Software brauchen, hängt natürlich erheblich von der Anzahl der verwalteten Mediendateien ab. Und von dem Stellenwert, den die Mediendateien im Unternehmen einnehmen. Klar ist aber, dass die Bedeutung von Bild- und Videokommunikation in Zeiten von Digitalisierung, Internet und Social Media noch einmal deutlich zugenommen hat. Und die meisten von uns wissen schon von ihren Urlaubsfotos, wie schnell die Bildverwaltung via Ordnerstrukturen an ihre Grenzen stößt. Damit Sie besser einschätzen können, wie Ihr Unternehmen in Sachen digitale Medienverwaltung aufgestellt ist, haben wir einen unverbindlichen Selbsttest konzipiert. Schnelltest

Braucht unser Unternehmen Bildarchiv-Management?

Wenn Ihr Unternehmen mit Bildern kommuniziert, benötigen Sie eine Bildverwaltungssoftware, also ein DAM-System. Egal, ob die Bilder in Broschüren, Katalogen oder Zeitschriften erscheinen, oder im Social Media-Bereich veröffentlicht werden. Es spielt auch keine Rolle, ob es sich um Fotografien oder bewegte Bilder handelt, um Agenturbilder oder selbst hergestellte Aufnahmen. In der Praxis müssen Sie jederzeit auf Ihr Material zugreifen können. Hinzu kommt, dass Fotografien von Personen jetzt unter personenbezogene Daten fallen deren Verarbeitung nach Richtlinien der DSGVO erfolgen muss. DAM-Systeme erleichtern den datenschutzkonformen Umgang mit solchen Fotos. Denn nur mit einem DAM lässt sich auch der Überblick behalten über die aktuelle Verwendung der Bilder, die Verwendungsrechte, und alle Urheber- und Inhaltsinformationen. Andernfalls herrscht schnell das Prinzip Chaos und die Folgen heißen Stress, Aufwand und Kosten. Schlimmstenfalls drohen Rechtsstreitigkeiten. Je früher Sie in Ihrem Medienarchiv professionelle und einheitliche Strukturen einführen, desto sicherer sind Sie vor bösen Überraschungen.

Unser Unternehmen denkt über die Anschaffung eines DAM-Systems nach – mit welchen Kosten müssen wir rechnen?

Die Spanne ist groß, sie reicht von Gratissoftware bis in den sechsstelligen Euro-Bereich. Diese Antwort ist wenig zufriedenstellend, macht aber eines sehr klar: Sich bei der Wahl einer Medienverwaltungssoftware zu verkalkulieren, kann schnell teuer werden. Noch ärgerlicher ist es, wenn eine Fehlentscheidung bei der Anschaffung zu enttäuschenden Ergebnissen führt und das ganze Projekt infrage stellt. Deshalb ist es so wichtig, die eigenen Anforderungen und die angebotenen Optionen genau einschätzen zu können. Das ist manchmal gar nicht so einfach und die Software-Anbieter sind dabei in der Regel keine Hilfe, denn jeder verspricht Ihnen natürlich die „beste Software“. Ohne Praxiswissen und professionelle Unterstützung lässt sich der Software-Dschungel kaum durchblicken.

Einen weiteren finanziellen Aspekt, den Software-Anbieter gern unter den Tisch fallen lassen, sollten sie auch einkalkulieren: Die Anschaffung einer Software ist nur ein Baustein zur Lösung Ihres „BIG DATA“ Problems. Erforderlich ist zudem eine Initialinvestition in die spezifische Konfiguration der Software und die Aufbereitung Ihrer Bildbestände. Ohne ein solides Metadatenkonzept und entsprechend vorbereitete Assets kann auch die beste Software wenig ausrichten.

Mal ganz generell gefragt: Worauf sollte man bei der Anschaffung einer Medienverwaltungssoftware achten?

Generell lässt sich sagen: Man sollte darauf achten, dass die Software auf die Aufgaben und die Nutzer zugeschnitten ist. Klingt einfach, ist es aber nicht. Denn mit den Möglichkeiten einer Software steigen auch die Anforderungen an die Nutzer. Eine Software, die wesentlich mehr kann, als im Alltag benötigt, führt zu überladenen Menüfunktionen und frustrierten Nutzern. Außerdem ist die Usability wichtig. Denn Nutzerfreundlichkeit sorgt für die Akzeptanz der Software.
Worauf man natürlich bei der Entscheidung für eine Software auch achten sollte, sind Fragen wie Betrieb, Kauf oder Miete, Lizenzlaufzeiten, Softwarepflege und Supportzeiten, Serverstandorte, Datensicherheit etc. Dazu lassen sich aber keine generellen Empfehlungen geben. Lassen Sie sich beraten.

Unser Unternehmen möchte seine digitale Bildkommunikation neu aufsetzen. Wir planen dafür ein IT-Projekt. Warum sollten wir Beratung in Anspruch nehmen?

Es ist unumgänglich, die technischen Anforderungen an eine Software zu definieren. Die IT entscheidet, wie eine Software betrieben wird, welche technischen Eckpunkte das DAM-System aufweisen soll und in welche Strukturen und Sicherheitsarchitekturen es eingebunden werden muss. Aber jenseits der technischen Voraussetzungen sind vor allem funktionale Aspekte wichtig. Das sind Faktoren, die viel Erfahrung und Praxiswissen erfordern. Und es sind genau die Faktoren, die zu höchstmöglicher Nutzerakzeptanz führen. Wenn Sie keinen DAM-Experten im Team haben, holen Sie sich besser Unterstützung. Um funktionale Aspekte angemessen zu gewichten, empfehlen wir eine professionelle Workflow-Analyse. Denn an bestehenden Workflows darf nicht vorbeigeplant werden, aber Optimierungsmöglichkeiten sollten bei der Planung eines DAM-Systems unbedingt erkannt und umgesetzt werden.

Wir können keine geeignete Lösung finden – können wir uns nicht einfach selbst was programmieren lassen?

Die Möglichkeit besteht natürlich. Aber wenn Sie nicht gerade einen ausgewiesenen DAM-Experten in Ihrem Team haben, würden wir davon abraten. Die am Markt verfügbaren Technologien beruhen mittlerweile auf fast 30 Jahren DAM-Erfahrung. Dieses Know-how werden Sie mit einem IT-Projekt nicht aufholen. Sie haben gute Lösungen für gängige Anforderungen entwickelt. Wo es nichts von der Stange gibt, helfen individuelle Lösungen. Das können spezifische Konfigurationen sein oder maßgeschneiderte Metadatenkonzepte. Oder das modulare System von MAGphoto, dass wir für diesen Kundenkreis entwickelt haben. Dabei lassen sich einzelne Module für spezifische Anforderungen des Bildarchiv-Management kombinieren.

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