Change Management: Der beste Weg zu einem DAM-System
Change Management – ist das nicht ein bisschen dicke für ein digitales Bildarchiv? Fragt der, der schon bei einer Änderung der Sitzordnung im Büro kalte Füße bekommt.
Die Ausgangssituation ist denkbar kompliziert: Bildinseln liegen dezentral, sind nicht von allen Mitarbeitern zu erreichen und von den Abteilungen häufig ziemlich „speziell“ gestaltet. Wo niemand richtig durchblickt, mag auch keiner was verändern. Wer soll Ihnen beim Wechsel zu einer professionellen digitalen Bildverwaltung helfen? Sie finden im Internet viel, aber nichts passt so richtig zu Ihrer Situation. Ihre IT zuckt auch nur mit den Schultern und schickt Sie zurück ins Netz. Klar ist: Sie brauchen dringend Verbündete. Weil es sich bei einem DAM-System auch um eine Investition handelt, brauchen Sie die IT und Ihren Chef auf Ihrer Seite. Und weil die Einführung neuer Software und neuer Strukturen von der Akzeptanz bei den Anwendern abhängt, brauchen Sie die Unterstützung Ihrer Kollegen.
Sie stehen also vor der Aufgabe, Kollegen und Chef von der Notwendigkeit neuer Bildverwaltungsstrukturen zu überzeugen und sie für Digitales Asset Management zu begeistern. Wie überreden Sie einen überzeugten Autofahrer auf die Bahn umzusteigen? Ähnlich schwieriges Unterfangen. Also, ganz ehrlich, wenn Sie ein richtiges Change Management brauchen, dann bei der Einführung eines DAM-Systems! Aber wenn Sie sich an ein paar Vorgaben halten, ist das gar nicht so schwer. Der klassische Weg besteht aus 4 Steps:
- Die Auftauphase
- Die Bewegungsphase
- Die Einfrierphase
- Die Erweiterungsphase
Phase 1: Auftauen
Verwalten Sie Ihre Bilder in Ordnerstrukturen? In diesem Fall: um so besser. Denn dann brauchen Sie unter Ihren Kollegen wohl kaum Überzeugungsarbeit zu leisten. Dass der Zustand Ihrer Bildverwaltung nicht mehr tragbar ist, weiß dann jeder, der bei Ihnen schon mal Bilder suchen musste. Ihre Kollegen sind also recht schnell mit im Boot und unterstützen die Ansicht, dass Veränderung dringend notwendig ist. Die leichteste Übung ist damit schon mal geschafft. Aber schnell fühlen Sie sich mit Ihren Kollegen alleine in einem Boot auf dem großen Ozean der Ignoranten. Wen interessiert schon das Bildarchiv, wenn er nicht zufällig direkt damit zu tun hat? Ihren Chef vielleicht? Der ist leider manchmal eher der große Eisberg auf den Sie mit ihrem Bötchen zusteuern (müssen). Diesen Berg aufzutauen, darauf kommt es an. Seien Sie sich sicher, mit einmal anhauchen lösen Sie keinen Tauprozess aus. Dazu bedarf es ein bisschen mehr.
- Machen Sie Ihrem Chef im ersten Schritt deutlich, dass derzeit von einer modernen und funktionierenden Bildkommunikation im Unternehmen nicht die Rede sein kann.
- Bleiben Sie nicht im Allgemeinen, sondern gehen Sie ins Detail. Zeigen Sie beispielhaft, mit welchen Bildmengen Sie zu kämpfen haben, wer alles von Ihnen Fotos braucht und wie viel Zeit dabei draufgeht, die dann für ihre eigentliche Arbeit fehlt.
- Wenn das Wasser jetzt noch nicht aus dem Eis läuft, dann nutzen Sie die Geheimwaffe der Chefetage und präsentieren Zahlen. Wieviel Zeit verbringen Sie und Ihre Kollegen bei der Fotosuche? Multiplizieren Sie die Stunden mit Ihren Stundenlöhnen und eröffnen Sie ihm das Delta zwischen kostbarer Zeit und fehlender Effektivität.
Spätestens jetzt sollte bei Ihrem Vorgesetzten der Groschen fallen und die Notwendigkeit einer Veränderung ankommen. Wenn Sie ihn für Ihr Anliegen sensibilisiert haben und ihn die Summe der verlorenen Produktivität wie ein Steinchen im Schuh drückt, machen Sie ihm auch gleich klar, dass die Einführung einer professionellen Bildverwaltung kein Spaziergang wird. Sie ist eine Investition, die zunächst kostet und sich später auszahlt.
Phase 2: Bewegung
Bleiben Sie dran! Suchen Sie sich Kompetenzen, die Sie beim Finden geeigneter Software und Aufsetzen neuer Workflows unterstützen können. Sie brauchen jetzt einen Plan, wen Sie in welcher Phase am Prozess beteiligen, wann Sie die ersten Erfolge präsentieren und wie Sie den Übergang zwischen „alter Gewohnheit“ und modernen Strukturen gestalten. In dieser Phase entscheidet sich nämlich, ob Ihre Veränderung zum Erfolg wird oder als Rohrkrepierer auf der Strecke bleibt. Nur wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie als Change Manager alle Kollegen mitnehmen können, dann übernehmen Sie diese Herausforderung. Wenn nicht, holen Sie sich für diese Aufgabe einen externen Experten. Der macht das nicht zum ersten Mal und wenn er nicht liefert, können Sie ihm auf die Füße treten.
Phase 3: Einfrieren
Sie und Ihr Team müssen System und Systematik perfekt aufeinander abstimmen. Nur so hat das Projekt die Chance, sich zu etablieren. Nur so wird es auch den schärfsten Kritiker überzeugen. Das neue System muss bestehende Probleme lösen, es muss einfach zu bedienen und es muss unumgänglich sein. Versuchen Sie aber bitte nicht bei der Systemimplementierung alles auf einmal zu schaffen. Installieren Sie stattdessen zunächst die einfachsten Komponenten, so dass schnell erste Erfolge und praktische Verbesserungen eintreten. Jeder kleine Schritt mit einem DAM-System wird mehr sein als das, was Sie hatten. Lassen Sie aber noch Platz für die vierte Phase.
Phase 4: Erweiterung
Wenn sich die neue Bildkommunikation im Unternehmen etabliert hat und die Kollegen immer besser damit umgehen können, ergeben sich schnell Wünsche nach weiteren Funktionalitäten. Die haben Sie natürlich schon in der Hinterhand. Spielen Sie zu gegebener Zeit Erweiterungen ein und halten Sie so die Begeisterung fürs System aufrecht.
Checkliste für Ihren Start ins Change Management
- Dringlichkeit, Vorteile und Gewinn definieren
- Allianzen schmieden
- Teamleitung ggf. mit externen Experten zusammenstellen
- Probleme sammeln, Strategie entwickeln, Lösungen erarbeiten
- Basisversion einrichten, schnelle Erfolge schaffen
- Das System kontinuierlich weiterentwickeln und verbessern
