Schluss mit der digitalen Grabbelkiste
Wie und warum Fotografen ihre Bilder und Videos professionell archivieren sollten und sich und ihren Kunden damit einen großen Gefallen tun
Ordner anlegen, Bilder rein, auf der externen Festplatte speichern und ab damit ins Regal. Sieht so eine zuverlässige Fotosicherung aus? Nein! Denn erst eine professionelle Bildarchivierung macht Fotos sicher und trumpft zudem mit starken Features auf. Die Archivierung von Bild und Videodaten hat vor allem zwei Aspekte:
1. Sicherheit vor Datenverlust oder sogar Datendiebstahl von außen und
2. schnelle Erreichbarkeit bei der Suche.
Umso wichtiger für Fotografen, die ihre Werke aus Kundenaufträgen speichern und ihren Kunden gegenüber zur Sorgfalt verpflichtet sind. Eins vorab: Die Sicherung auf externen Festplatten ist die schlechteste Lösung, wenn es um Datensicherheit geht. Festplatten fallen herunter, werden verlegt, sind fehleranfällig und zudem nicht geschützt vor äußeren Einflüssen (Wasser, Strom, Kindern …). Deshalb gilt: keine Festplatte ohne Back-up! Dafür müssten aber weitere Festplatten mit dem gleichen Inhalt ins Regal gestellt werden. Umständlich und wenig zielführend. Welche Möglichkeiten für eine sichere und moderne Speicherung bleiben also? Die Lösung: die Cloud oder der eigene Server!
Eine Alternative zur externen Festplatte ist nicht nur die Cloud
Beginnen wir mal mit dem eigenen Server: Hier gibt es zuverlässige NAS-Systeme (Network Attached Storage), etwa von Synology. Diese kleine Kiste kann mit mehreren Festplatten bestückt werden, sodass ein automatisches Back-up auf unterschiedlichen Platten erstellt werden kann. Richtig sicher sind die Daten aber erst, wenn zwei dieser Würfel an unterschiedlichen Plätzen aufgestellt werden und das Back-up auf beiden Maschinen läuft. Denn wenn die Waschmaschine im Geschoss darüber ausläuft oder das Gerät – auch nicht selten – schlicht geklaut wird, sieht es düster für die Daten aus. Für die, die sich nicht an die Cloud trauen, überwiegen dennoch die Vorteile. Ein echtes Plus ist zudem das Softwarepaket von Synology, das kostenfrei mitgeliefert wird. Das Tool „Photo Station“ermöglicht eine passable Bildverwaltung. Zudem kommen ein E-Mail-Programm, Dokumentenverwaltung, Kollaborations-Tools und weitere Hilfsprogramme frei Haus dazu. Sogar die eigene Homepage kann auf dem NAS-System gehostet werden. Das alles ohne laufende Kosten – ein klarer Vorteil.
Nichts ist allerdings sicherer als die Cloud! Hier sind Profis am Werk, die zertifizierte Verfahren anwenden, wie und an welchen Orten die Daten gespeichert werden und ja, es gibt auch andere Anbieter als Microsoft, Google und Amazon oder Apple, die nicht aus den USA kommen. Die Einzelheiten der unterschiedlichen Anbieter hier aufzuzählen, würde aber den Rahmen sprengen. Wichtig zu erwähnen ist allerdings, dass Sie in der Cloud zwar Dateien speichern können, für eine effiziente Verwaltung Ihrer Bilder aber zusätzliche ein „DAM“-Tools (Digital Asset Management) benötigen.
Bildverwaltung klingt echt lahm
Haben Sie für sich die Speicher-Frage geklärt, wird es erst richtig spannend. Was bedeutet eigentlich Bildverwaltung, was soll das, was bringt das, was kann das? Zugegeben: Bildverwaltung hört sich echt „lahm“ an, ist aber eine richtige Rakete für Fotograf und Kunden, wenn Sie sich damit beschäftigten. Die erste Erkenntnis wird sein: Adobe Bridge ist sicher ein ganz gutes „Bild-Zugriffs-Tool“– aber keine professionelle Bildverwaltung. Nur mit Metadaten-Steuerung, Filterungen, Presets für Verarbeitungsroutinen und einer komfortablen Beschriftungsmöglichkeit der Bilder lässt sich in der Liga der professionellen Bildverwaltungstools mitspielen.
Bilder liegen im Pool und reagieren aufs Stichwort
Um die Organisation der Bilder richtig agil zu gestalten, müssen Sie sich zudem von den klassischen Ordnerstrukturen verabschieden. Bei dem einen oder anderen brechen jetzt Grundfeste der Ordnung zusammen, aber so ist das eben in einem Digitalisierungsprozess. Die Alternative heißt: Bilderpool, Datensee oder Bigdata, wie man will, auf jeden Fall hängen die Bilder nicht mehr in Ordnern fest, sondern schwimmen agil in einen großen „Datenteich“. Sie reagieren auf Filterungen, Stichworte oder auf Kalenderdaten und tauchen sofort auf, wenn sie gesucht werden. Damit Strömung im großen Bilderpool entsteht, bedarf es eines Metadatenkonzepts. Dieses definiert ein Set von beschreibenden Bildinformationen, welche sich aus den Stammdaten des Fotografen und der Motivwelt in der sich der Fotograf bewegt, ergeben. Sie bieten nicht nur informativen Mehrwert, sondern sind der Turbo für die Bildverwaltung. Werden nun noch Metadaten eingetragen, bekommen die Bilder den „Freischwimmer“ für ihren Datensee. Zudem kann man seine Bilder als „Stapel“ verarbeiten und diese so, ohne sich über die Einordnung in eine Ordnerstruktur Gedanken machen zu müssen, sicher archivieren. Zur Wiederauffindbarkeit reicht dann ein Wort oder eine Kombination der Metainformationen. So finden Sie nicht nur jedes gesuchte Bild superschnell, sondern auch Bilder, die die gleichen Kriterien erfüllen aber längst in Vergessenheit geraten sind. Mit relativ wenig Aufwand und mit einem klaren Konzept wird das Archiv also zu einem agilen Ort, der bei der Motivsuche inspirierend wirken kann.
Leichter Leben mit Presets
Mit Presets können Aktionen wie zum Beispiel Formatänderungen, Dateigrößen, Farbumwandlungen etc. auf eine Schaltfläche gelegt werden, sodass nur noch ein Klick nötig ist, um eine entsprechend formatierte Arbeitskopie zu bekommen, die sich an einen oder mehrere Empfänger versenden lässt. Das kann bei der Verarbeitung großer Bildmengen sehr zeitsparend sein und Fehler verhindern. Ein weiteres Plus ist die Kollaboration. Um zum Beispiel mit Kunden über einen fertigen Bildauftrag zu kommunizieren oder Absprachen zu treffen, kann eine digitale Sammelmappe geteilt werden. Tatsächlich gehören das Versenden von Bildsammlungen innerhalb des Systems, per Link oder E-Mail und das Austauschen und Markieren der Inhalte bei einigen Bildverwaltungstools schon zur Standardausstattung.
Für fast alle Anforderungen der professionellen Bildverwaltung gibt es also eine Lösung oder einen Workflow, der das Arbeiten mit dem Bildmaterial nicht nur einfacher und schneller macht, sondern auch sicherer bei der Langzeitaufbewahrung, beim Austausch mit den Kunden und bei der Verwaltung der Bildrechte.
Aus der Praxis:
Der Fotograf Peter Blitzfritz bewegt sich in der Motivwelt Menschen, Tiere und Reise/Landschaften. Er fotografiert im Auftrag für Kunden, macht aber auch freie Arbeiten. Einigen seiner Kunden bietet er proaktiv seine Bilder zum Kauf an, mit anderen muss er die Bildauswahl besprechen, um dann das ausgewählte Bild zu bearbeiten und hochaufgelöst zur Verfügung zu stellen. Der Fotograf kann seinen Kunden einen individuellen Zugang in sein System geben, so dass Kunden in den für sie ausgewählten Bildern recherchieren und diese bestellen können, ohne das der Fotograf seine eigentliche Arbeit unterbrechen muss oder kompliziert schon auf seiner Reise auf seine Kundenwünsche eingehen muss.
Fazit
Am Ende stellt sich also nicht mehr die Frage, ob Sie Ihre Bilder professionell archivieren und verwalten sollten, sondern mit welchem System. Die Kosten für NAS-System liegen mit einer brauchbaren Konfiguration zwischen 400 und 800 Euro. Vor- und Nachteil zugleich: alles in der Hand des Fotografen. Eine Cloud mit Bildverwaltungstool beginnt bei wenigen Euros im Monat. Vorteil: Profibildverwaltung mit zeitsparenden Funktionen für agile Abläufe. Nachteil: laufende Kosten. Aber: Eine Cloud lediglich zur Speicherung der Fotos zu mieten, ist sicherer als jede Festplatte. Von einer professionellen Bildverwaltung, die schnelles Finden und routinierte Kundenbetreuung gewährleistet, kann dann aber keine Rede sein.
