Sicher und zuverlässig. Professionelle Bildarchivierung für Fotografen
Ordner anlegen, Bilder reinladen, auf die externe Festplatte speichern und ab damit ins Regal, da kommt keiner ran, das ist sicher! Aber wie sicher? Erst eine professionelle Bildarchivierung macht Fotos wirklich sicher und trumpft mit Features, die jede externe Festplatte alt aussehen lassen. Die Archivierung von Bild- und Videodaten hat vor allem zwei Aspekte: Sicherheit vor Datenverlust oder sogar Datenklau von außen und schnelle Erreichbarkeit bei der Suche. Umso wichtiger für Fotografen, die ihre Werke aus Kundenaufträgen speichern und ihren Kunden gegenüber zur Sorgfalt verpflichtet sind. Eins vorab: Die Sicherung auf externe Festplatten ist die schlechteste Lösung, wenn es um Datensicherheit geht. Festplatten fallen runter, werden verlegt, sind fehleranfällig und nicht sicher vor äußeren Einflüssen (Wasser, Strom, Kindern ;-). Deshalb nie ohne Backup! Dafür müssen aber weitere Festplatten mit dem gleichen Inhalt ins Regal gestellt werden. Nee, streichen wir das Thema externe Festplatte zur Datensicherung. Welche Möglichkeit für eine sichere und moderne Speicherung bleibt also? Die Cloud oder der eigene Server!
„Streichen wir das Thema externe Festplatte“
Beginnen wir mal mit dem eigenen Server. Hier gibt es zuverlässige Systeme wie zum Beispiel Synology, ein NAS-Server (Network Attached Storage). Die kleine Kiste kann mit mehreren Festplatten bestückt werden, so dass ein automatisches Backup auf unterschiedlichen Platten erstellt werden kann. Richtig sicher sind die Daten aber erst, wenn zwei dieser Würfel an unterschiedlichen Plätzen aufgestellt werden und das Backup auf beiden Maschinen läuft. Denn wenn die Waschmaschine im Geschoss darüber ausläuft oder das Gerät – auch nicht selten – schlicht geklaut wird, sieht es düster für die Daten aus.
Nicht nur Bildverwaltung, sondern das komplette Backoffice kann kinderleicht mit einem NAS-Server abgebildet werden.
Für die, die sich nicht in die Cloud trauen überwiegen dennoch die Vorteile. Ein echtes Plus ist zudem das Softwarepaket, das kostenfrei mitgeliefert wird. Das kostenlose Tool „Photo Station“ zum Beispiel ermöglicht professionelle Bildverwaltung. Zudem kommen ein Email-Programm, Dokumentenverwaltung, Kollaborations-Tools und weitere Hilfsproramme frei Haus dazu. Sogar die eigene Homepage kann auf dem Kraftwerk gehostet werden. Ohne viel Mühe bleibt das ganze Backoffice des Fotografen in seiner Hand. Abhängigkeit von Drittanbietern und laufende Kosten, Fehlanzeige.
Zugang zur Cloud von überall. Kein Aufwand und die Datensicherheit ist garantiert.
Nichts ist allerdings sicherer als die Cloud! Hier sind Profis am Werk, die zertifizierte Verfahren anwenden, wie und an welchen Orten die Daten gespeichert werden und ja, es gibt auch andere Anbieter als Microsoft und Amazon. Die Einzelheiten der unterschiedlichen Cloudanbieter hier aufzuzählen, würde den Rahmen sprengen und bietet Stoff für einen weiteren Artikel. Wichtig zu erwähnen ist allerdings, dass Sie in der Cloud zwar Dateien speichern können. Für eine effiziente Verwaltung Ihrer Bilder brauchen Sie aber ein zusätzliches Tool.
„Bildverwaltung klingt echt lame“
Haben Sie für sich die Speicherfrage geklärt, wird es erst richtig spannend. Was bedeutet eigentlich Bildverwaltung, was soll das, was bringt das, was kann das? Zugegeben – Bildverwaltung hört sich echt „lame“ an, ist aber eine richtige Rakete für Fotograf und Kunde, wenn man sich ein bisschen damit beschäftigt. Die erste Erkenntnis wird sein: Adobe Bridge ist sicher ein ganz gutes „Bild-Zugriffs-Tool“ aber keine professionelle Bildverwaltung. Nur mit Metadatensteuerung, Filterungen, Presets für Verarbeitungsroutinen und einer komfortablen Beschriftungsmöglichkeit der Bilder lässt sich in der Liga der professionellen Bildverwaltungs-Tools mitspielen.
„Bilder liegen im Pool und reagieren aufs Stichwort“
Um die Organisation der Bilder richtig agil zu machen, muss man sich zudem von den klassischen Ordnerstrukturen verabschieden. Bei dem einen oder anderen brechen jetzt Grundfeste der Ordnung zusammen, aber so ist das eben in einem Digitalisierungsprozess. Die Alternative heißt: Bilderpool, Datensee oder Bigdata, wie man will, auf jeden Fall hängen die Bilder nicht mehr in Ordnern fest, sondern schwimmen agil in einen großen „Datenteich“. Sie reagieren auf Filterungen, Stichwort oder auf Kalenderdaten und tauchen sofort auf, wenn sie gesucht werden.
Damit Strömung im großen Bilderpool entsteht, bedarf es eines Metadatenkonzepts. Es definiert ein Set von beschreibenden Bildinformationen. Diese angehängten Zusatzinformationen ergeben sich aus den Stammdaten des Fotografen und der Motivwelt, in der sich der Fotograf bewegt. Sie bieten nicht nur informatorischen Mehrwert, sondern sind der Turbo für die Bildverwaltung.
Ein Beispiel:
Der Fotograf Peter Blitzfritz bewegt sich in der Motivwelt Menschen, Tiere und Reise/Landschaften. Er fotografiert im Auftrag für Kunden, macht aber auch freie Arbeiten. Einigen seiner Kunden bietet er proaktiv Aufnahmen zum Kauf an, mit anderen muss er die Bildauswahl besprechen, um dann das ausgewählte Bild zu bearbeiten und hochaufgelöst zur Verfügung zu stellen. Kurzfristig kann man diese oder ähnliche Prozesse zum Beispiel auch mit Picdrop abbilden, eine nachhaltige Archivstruktur ist damit aber nicht möglich.
| Titel | Eiffelturm |
| Fotograf | PBL |
| Rechte | Honorarpflichtig |
| Verwendung | Redaktionell |
| Jobnummer | 0000 |
| Datum | 18.01.2020 |
| Kategorie | Reise |
| Ort | Frankreich, Paris |
| Version | 01 |
| Format | Hoch |
| Bildgröße | 3024×4032 |
| Stichworte | Frühling, Himmel, Blau |
Werden aber Metadaten eingetragen, bekommt das Eiffelturmmotiv von Peter Blitzfritz den Freischwimmer für seinen Datensee. Natürlich kann er seine Bilder als „Stapel“ verarbeiten und so, ohne sich über die Zuordnung in einer Ordnerstruktur Gedanken machen zu müssen, sicher archivieren. Zur Wiederauffindbarkeit reicht schon ein Wort oder eine Kombination der Metainformationen.
So funktioniert beispielhaft die Filterung:
Jobnummer 0000 = Alle Bilder die auf dieser Reise entstanden sind
Kategorie Reise = Alle Bilder die auf Reisen gemacht wurden
Jobnummer 0000 + Stichwort Himmel = Alle Motive der Reise mit Himmel
Jobnummer 0000 – Stichwort Himmel = Alle Motive der Reise ohne Himmel
So findet Peter Blitzfritz nicht nur jedes gesuchte Bild superschnell, sondern auch Bilder, die die gleichen Kriterien erfüllen aber längst in Vergessenheit geraten sind. Mit relativ wenig Aufwand und mit einem klaren Konzept wird das Archiv also zu einem agilen Ort, der bei der Motivsuche inspirierend wirken kann. Ein weiterer, unschlagbarer Vorteil eines professionellen Bildmanagements sind die Presets und die Möglichkeit der Kollaboration.
„Leichter Leben mit Presets“
Mit Presets können Aktionen wie zum Beispiel Formatänderung, Dateigrößen, Farbumwandlungen, … auf eine Schaltfläche gelegt werden, so dass nur noch ein Klick nötig ist, um eine entsprechend formatierte Arbeitskopie zu bekommen, die sich an einen oder mehrere Empfänger versenden lässt. Das kann bei der Verarbeitung großer Bildmengen sehr zeitsparend sein und Fehler verhindern.
Ein weiteres Plus ist die Kollaboration. Um zum Beispiel mit Kunden über einen fertigen Bildauftrag zu kommunizieren oder Absprachen zu treffen, kann eine digitale Sammelmappe geteilt werden. Tatsächlich gehören das Versenden von Bildsammlungen innerhalb des Systems, per Link oder Email und das Austauschen und Markieren der Inhalte bei einigen Bildverwaltungs-Tools schon zur Standardausstattung.
Für fast alle Anforderungen der professionellen Fotoverwaltung gibt es also eine Lösung oder einen Workflow, der das Arbeiten mit dem Bildmaterial nicht nur einfacher und schneller macht, sondern auch sicherer bei der Langzeitaufbewahrung, beim Austausch mit den Kunden und bei der Verwaltung der Bildrechte.
Fazit
Am Ende dieses Artikels stellt sich also nicht mehr die Frage, ob Fotografen ihre Bilder professionell archivieren und verwalten sollen, sondern mit welchem Tool und auf welchem Speichersystem. Ein eigener Server liegt mit einer brauchbaren Konfiguration so zwischen 400,00 und 800,00 Euro. Vorteil: Alles in der Hand des Fotografen. Nachteil: Alles in der Hand des Fotografen ;-) Eine sichere Cloud mit Bildverwaltungs-Tool und Speicherplatz beginnt bei zirka 100,00 Euro im Monat. Vorteil: Professionelle Bildverwaltung mit vielen zeitsparenden Funktionen für agile Abläufe. Nachteil: laufende Kosten. Eine Cloud lediglich zur Speicherung der fotografischen Werke zu mieten, ist sicherer als die Festplatte im Regal. Von einer professionellen Bildverwaltung, die schnelles Finden und routinierte Kundenbetreuung gewährleistet, kann dann aber keine Rede sein.
