Sprachkurs für Bilder. Fotodokumentation und Fotoverwaltung im Bauwesen
Fotografische Dokumentation der Baufortschritte eines Wohnhauses. Der Auftrag klang eigentlich nicht spektakulär. Er entpuppte sich als Herausforderung und erforderte konsequentes Umdenken bei der Verarbeitung von Bildmaterial. Wir von MAGmove mussten unsere gewohnte Herangehensweise auf den Kopf stellen.
Nachhaltige Lösung gesucht
Der Kunde, ein mittelgroßer Immobilienunternehmer, sucht eine Lösung für ein branchentypisches Problem. Er ist immer wieder gezwungen, Bauteile großflächig zu öffnen, um dahinter vermutete Schadstellen zu suchen und zu reparieren. Er ist die teuren Fragen leid: Wo verläuft das Stromkabel? – Wie wurde die Fußbodenheizung genau verlegt? – Ist die Leitung, die wir suchen, auch tatsächlich in dem Schacht, den wir jetzt öffnen? Ohne das Wissen über verborgene Bauteile im Baukörper wird eine Sanierung zum Stochern im Dunkeln. Das erhöht Arbeitszeiten und Materialkosten und belastet die Mieter unnötig.
Die Lösung könnten Baupläne sein. Ja aber leider nein. 
Die Bauzeichnungen geben Aufschluss über die ursprünglich geplante Lage der Bauteile. Sie sind deshalb ein guter Anhaltspunkt. Aber die Pläne treffen keine Aussage über den tatsächlichen Verbau. Zu oft werden im letzten Moment individuelle Lösungen gefunden. Eine Dokumentation des tatsächlichen Verbaus ist also die Lösung, um bei späteren Reparaturen Kapazitäten und Kosten zu sparen. Nicht zuletzt sind diese Fotodokumente ein erheblicher Vorteil bei Versicherungs- oder Regressfragen.
Das vorhandene Bildmaterial war zu 90% unwiederbringlich verloren
Auf die Idee, den Baufortschritt fotografisch zu dokumentieren, waren die Architekten auch ohne uns gekommen. Mehrere 10.000 Bilder hatten sie schon von Baumaßnahmen in diversen Objekten angefertigt und auf dem File Server abgelegt. Aber die Bilder sprachen uns nicht nur nicht an, sie blieben sogar gänzlich stumm: Wir sahen Kabel, Rohre und Schächte. Nur was die Bilder genau zeigten, konnten wir nicht erkennen. Das wusste aber auch sonst niemand im Unternehmen. Die chronologische Sortierung in Ordner und Unterordner half vielleicht dem Ersteller des Fotos manchmal auf die Sprünge, aber für alle anderen Mitarbeiter blieb das Bildarchiv ein Buch mit sieben Siegeln. Deshalb ließ sich da auch nichts rekonstruieren; die Aufarbeitung des vorhandenen Bildmaterials für ein neues Bildmanagement-System (DAM-System) war unmöglich. Es bestand dringender Handlungsbedarf, um eine zukunftsfähige Struktur in die Dokumentation zu bekommen.
Einen Fotografen beauftragen und mit besseren Bildern zu besseren Ergebnissen gelangen? Zwecklos! Wir brauchen keinen schönen Fotos, keinen goldenen Schnitt, keine ausgewogene Beleuchtung. Was wir brauchen, ist eine Abbildung des Bauteils im Detail und im Baukörper. Vor allem aber brauchen wir eine sprachliche Beschreibung, die der Abbildung Bedeutung einhaucht und sie zum Sprechen bringt. Offenbar musste die Bildverarbeitungsroutine entscheidend geändert werden. MAGmove musste den Posten in der Boxengasse verlassen und an die Pole Position des Geschehens rücken, zur Entstehung der Fotos. Denn nur von dort aus konnten wir das ganze Objekt überblicken. Nur so hatten wir die Möglichkeit, das fotografierte Bauteil im Objekt zu lokalisieren und diese Angaben gleich zu dokumentieren.
Fotografieren und archivieren in einem Rutsch
Wenn die Baustelle sich nicht nachträglich archivieren lässt, muss der Archivar eben auf die Baustelle kommen. Die Lösung lag in einer Bildverwaltungs- oder DAM-Software (Digital Asset Management), die diesen Weg mitgeht und auch als ausgereifte App auf mobilen Endgeräten zur Verfügung steht. Dabei reicht es nicht, dass die Software mobil „responsive“, also eins zu eins auf dem Handy benutzbar ist. Ihre Funktionen müssen leichtes und schnelles Arbeiten vor Ort ermöglichen. Die Wahl fiel auf einen DAM-Anbieter, dessen Produkt noch eine weitere wichtige Anforderung erfüllt, nämlich die Möglichkeit, kontrollierte Vokabulare in Taxonomien (strukturierten Listen) anzulegen. Darauf aufbauend wurde eine verbindliche Systematik entwickelt, die sämtliche Bauteile und Dokumentationssituationen in allen gewerblichen wie auch den Wohnimmobilien erfasst und eine zweifelsfreie Zuordnung gestattet. Hier greift die Null-Toleranz-Strategie von MAGmove ;-). Durch die überlegten Vorarbeiten kann jeder Nutzer nun die zur Verfügung stehenden Begriffe zum taggen aus den ausgearbeiteten Listen entnehmen und die gleiche Systematik einheitlich anwenden. Der Baustellen-Fotograf-Archivar war startklar!
Archivar im Außendienst
Ein Neubauvorhaben wurde das Pilotprojekt für die Dokumentation später unsichtbarer Bauteile und eine sichere Wiederauffindbarkeit mit System. Schnell etablierte sich folgender Ablauf: Der Bauleiter ruft an, bevor Bauteile verschlossen werden. Unser Archivar greift Helm und iPad und fotografiert die entsprechenden Bauteile und ihre Besonderheiten. Beim Upload vor Ort taggt er die Bilder per mobile App genauso wie im Büro. Die „Speech-to-Text“ Spracherkennungsfunktion erleichtert es ihm, ebenfalls vor Ort die Besonderheiten zu erfassen, die es im Freitextfeld zu dokumentieren gilt. Eine weitere Bearbeitung der Bilder im Büro ist dann kaum noch notwendig.
Nach der Projektphase und einer einfachen Schulung kann jeder im Unternehmen Bilder für seine Objekte und Aufgabenbereiche ergänzen. Egal ob Bestandsaufnahmen, Einbaudokumentation, Schadensaufnahme oder Marketing: Alle Kollegen profitieren von dieser transparenten Dokumentation. Das Wiederfinden ist genauso einfach, denn durch tausende scheinbar gleich aussehende Bilder lässt sich jetzt zielsicher navigieren. Mit kombinierbaren Filtern greift man gezielt diejenigen heraus, die das richtige Bauteil im gesuchten Objekt und Geschoss während einer bestimmten Bauphase zeigen und kann die dokumentierten Zustände und eingetragenen Besonderheiten zur Schadensbeseitigung nutzen.
Quereinsteiger als Multi-Tool
Bildverwaltung per DAM-System bietet Architekten und Immobilienbüros Vorteile, die weit über die traditionelle fotografische Baudokumentation hinausgehen. Die eloquenten Bilder lassen sich zur visuell unterstützen Kommunikation nutzen. Denn wenn gewünscht, können auch Externe wie Bauleiter und Handwerker an das System angeschlossen werden. Und alle Bilder im System lassen sich auf Knopfdruck mit anderen Empfängern teilen. Architekt, Bauleiter und Gewerk können sich dann dank solcher visuellen Unterstützung manchmal auch ohne kostspieligeren vor Ort Termin über Baumaßnahmen absprechen. Dokumentiert werden die getroffenen Absprachen im System übrigens automatisch.
Auch gegenüber Ticket-Systemen zur Schadensaufnahme zeigen sich DAM-Systeme überlegen. Denn sie weisen den Weg raus aus dem Projektsilo und rein in die global-vernetzte Immobilienbildwelt. Unabhängig von Projekt, Bauphase und ursprünglicher Funktion lassen sich Bilder blitzschnell finden, begutachten und vergleichen. Aber auch die für die Vermarktung oder um die eigenen Bauten in den sozialen Netzwerken zu präsentieren, genügen im DAM wenige Klicks innerhalb der gleichen Systemoberfläche. Dabei können Sie gleich das erforderliche Format und die beste Auflösung wählen, und diese Einstellungen wenn gewünscht für die nächste Nutzung als Vorlage speichern.
Fazit
Vorbei die Zeit der Projektinseln. Dank konsequentem Tagging und konsistentem Vokabular lassen sich alle Bilder sämtlicher Bauvorhaben, Renovierungen, Gewerbe- und Wohneinheiten in einem System verwalten und von jedem Ort der Welt aufrufen. Sie lassen sich im Kontext der dazugehörigen Dokumente wie Pläne, Notizen, Skizzen oder Gutachten betrachten. Vor allem ermöglicht das DAM-System aber einen ständigen Perspektivwechsel. Mal schnell die Außenansicht unterschiedlicher Objekte nebeneinander betrachten? Kein Problem. Oder ein Blick unter den Estrich der Wohneinheit, um der Feuchtstelle auf den Grund zu gehen? Sämtliche solcher Ansichten können durch die flexiblen Filtermöglichkeiten mit wenigen Klicks aufgerufen werden. Schluss mit der endlosen Suche auf Laufwerken, in Ordnern, Unterordnern und Unterunterordnern, vorbei auch das Grübeln über missverständliche Beschriftungen oder stumme Bilder. Let`s talk!
