Stichwörter und Kategorien: Unterschiede einfach erklärt
Der Trennungsschmerz ist häufig groß, wenn sich Unternehmen von der Bildverwaltung per Ordnerstruktur verabschieden sollen. Doch in Schubladen und Kartons zu denken, ist schon lange out. Performanz und Übersicht sichert man nur mit einem überzeugenden Metadatenkonzept. Und dabei kommt den Stichwörtern und Kategorien besondere Bedeutung zu. Mit Ordnern sind Stichwörter und Kategorien nicht zu vergleichen, denn die Bilddateien werden nicht etwa in Kategorien abgelegt. Sie werden ihnen nur zugewiesen, und zwar durch einen Eintrag in den Metadaten.
Mit Einträgen in den Metadatenfeldern „Kategorien“ und „Stichwörter“ lässt sich ein Bestand thematisch und motivisch strukturieren und erschließen. Um bestimmte Motive später wieder zu finden, sind Stichwörter und Kategorien absolut grundlegend. Das gilt umso mehr, je größer der Bildbestand ist, der verwaltet wird. Ob Digital Asset Management vor sich hin trödelt oder in Fahrt kommt, entscheidet sich nicht zuletzt daran, wie Stichwörter und Kategorien vergeben werden.
Auch wenn es auf den ersten Blick klar scheint – bei der Planung und Vergabe von Stichwörtern und Kategorien taucht meist ziemlich schnell die Frage auf, was eigentlich der Unterschied zwischen beiden ist. Das ist übrigens auch eine Frage, die im WordPress-Kosmos turnusmäßig heiß diskutiert wird, weil auch Blogs mit Stichwort bzw. Schlagwort und Kategorie versehen werden.
Das beste Beispiel, um den Unterschied zwischen Stichwörtern und Kategorien zu verstehen, ist das Kochbuch. Angenommen, Sie wollen ihre gesammelten Lieblingsrezepte in einem Buch veröffentlichen. Um die Rezepte für ihre Leser leicht zugänglich zu machen, werden Sie sie sortieren. Sie bringen Ordnung in Schokopudding, Schnitzel und Chefsalat. Aber wie? 
Die alphabetische Sortierung ist bei Kochbüchern selten. Sie ist unpraktisch. In den meisten Kochbüchern sind die Rezepte deshalb bekanntlich der Speisenfolge zugeordnet – sie beginnen bei den Vorspeisen und nach den Hauptgerichten kommen die Desserts. Diese Ordnung gibt einen praktischen Überblick. Und sie ermöglicht dem Leser einen ziemlich direkten Zugriff auf Rezepte, die ihn gerade interessieren könnten. Ob Inspiration für ein schnelles Mittagessen oder die Vorspeise eines Candlelight Dinners gesucht ist, weiß der Kochbuchnutzer meist ziemlich genau. Natürlich kann man in Kochbüchern auch einfach stöbern – aber dafür braucht man keine Ordnung. Die Ordnung der meisten Kochbücher beruht also auf der Suchintention der meisten Kochbuchnutzer.
Die Gänge im Kochbuch sind die Kategorien im Bildarchiv. Sie strukturieren nach Möglichkeit den gesamten Inhalt des Rezept- oder Bildbestands und ermöglichen einen direkten thematischen Einstieg. Im analogen Kochbuch müsste natürlich jedes Rezept genau einer Kategorie zugeordnet sein. Im digitalen Bildarchiv ist der Spielraum größer. Ob Pfannkuchen zu den Hauptgerichten oder den Desserts gehören, müssen Sie nur als Kochbuchautor entscheiden. Als Bildarchivar geben Sie dem Pfannkuchenbild einfach beide Kategorien. Und im Bildarchiv sind durchaus einzelne Bilder ohne Kategorien denkbar. Aber Sie sollten auch nicht zu lax damit umgehen. Eine Übersicht über die vergebenen Kategorien finden Sie eigentlich immer auf den ersten Seiten des Kochbuchs. Nicht umsonst werden Kategorien auch häufig als Inhaltsverzeichnis eines Bestandes bezeichnet. Aber was sind Stichwörter dann?
Stichwörter würden Sie, um im Beispiel zu bleiben, im Kochbuch ganz hinten finden. Im Index oder – Stichwortverzeichnis. Die Möhren müssten mal weg? Dann schauen Sie nicht ins Inhaltsverzeichnis ihres Kochbuches, sondern in den Index. Hier finden sich im Idealfall alle Rezepte mit Möhren – egal ob Möhrensalat (Vorspeise), Möhreneintopf (Hauptgericht) oder Möhrenkuchen (Dessert). Ganz ähnlich wäre es im Bildarchiv. Eines Ihrer Fotos zeigt ein Bund frische Möhren? Dann sollte Möhren auch ein Stichwort sein. Wenn also eingangs fallen gelassen wurde, dass Kategorien und Stichwörter dazu dienen, einen Bestand thematisch und motivisch zu erschließen, dann lässt sich jetzt präzisieren, dass die Kategorien vor allem der thematischen Zuordnung dienen. Stichwörter oder Tags sind hingegen direkt ans Motiv gebunden und auf das Motiv bezogen.
Jetzt tritt auch die Überlegenheit der Metadaten gegenüber der Ordnerstruktur glasklar hervor: die einmal sinnig angelegten Daten lassen sich nämlich beliebig filtern. Sie hätten gerne eine schnelle Übersicht über alle Rezepte, die Möhren und Äpfel kombinieren und sich sowohl als Vor- und Nachspeise servieren lassen? Während man Ihnen in der Ordnerstruktur nur „Viel Glück bei der Suche“ wünschen kann, heißt es in der Metadatenverwaltung sofort: „Guten Appetit!“
