Taxonomien erstellen für Bilddatenbanken
Die Wahl ist also auf Sie gefallen? Sie sind auserkoren, die Taxonomie für die neue Bilddatenbank Ihres Unternehmens zu erstellen, und momentan kreist Ihr Denken vor allem um zwei Worte: KEIN PLAN!? Wir haben zwei bessere Worte für Sie: KEIN PROBLEM – alles was Sie über Taxonomien für Bildarchive, Bilddatenbanken oder DAM-Systeme wissen müssen, erläutern wir hier.
Taxonomien sind hierarchische Klassifikationssysteme. Sie strukturieren und schaffen Ordnung. Man kennt Taxonomien aus der Biologie, wo sie zur Einteilung der Pflanzen und Lebewesen in Arten, Gattungen und Familien dienen. Taxonomien verzweigen sich zunehmend, denn in der Welt der Taxonomie hat jedes Element ein Elternteil und mehrere Kinder – es sei denn es steht am Anfang oder am Ende der Taxonomie. Wenn vor Ihrem geistigen Auge jetzt gerade das Bild eines Baumdiagramms entsteht, liegen Sie richtig.
Taxonomien schaffen Ordnung. Deswegen setzt man Taxonomien bei der Verwaltung von Bilddatenbanken ein. Denn wo Ordnung herrscht, wird bekanntlich schneller gefunden und Bilder schnell zu finden ist ja ein Hauptanreiz bei dem Aufbau einer Bilddatenbank. Allerdings ist das navigieren mit Hilfe von Taxonomien nur ein Weg, um Bilder schneller zu finden. Der zweite typische Weg führt über die Freitextsuche, bei der Sie einfach einen Begriff in ein Suchfeld tippen. Aber weil alle gängigen DAM-Systeme beide Suchwege anbieten, müssen sie von den Admins oder Redakteuren auch entsprechend im Bildbestand vorbereitet werden. Und dafür sind ja nun Sie zuständig.
Das Gute ist, dass Sie diese beiden Suchsysteme schon aus Ihrem Alltag im Netz kennen. Onlineshops bieten neben der Freitextsuche auch Taxonomien an, um ihr Warenangebot zu präsentieren. Mit gutem Grund: Taxonomien sind praktisch für denjenigen, der noch keine konkrete Vorstellung und kein konkretes Wort für das Gesuchte hat. Wer auf Ebay überraschende Kuriositäten sucht, der ist gut beraten, der Taxonomie mit den Elementen „Sammeln>Sammeln und Seltenes>Total verrückte Sammlerobjekte“ zu folgen. „Total verrückte Sammlerobjekte“ verzweigt sich bei Ebay zur genaueren Unterscheidung noch in „leicht verrückte“, „ziemlich verrückte“, „verrückte“ und „total durchgeknallte Sammlerobjekte“. Kurz gesagt: Taxonomien im Netz helfen beim Stöbern. Und Ihre Aufgabe ist es, mit einer passenden Taxonomie denjenigen zu helfen, die in Ihrem Bildbestand stöbern wollen. Sie sind der Wegbereiter unter den Pfadfindern!
Wenn Sie sich mit dieser Aufgabe gerade etwas überfordert fühlen, haben wir eine weitere gute Nachricht für Sie: Sie sind kein Anfänger bei der Konstruktion von Taxonomien. Sie finden sich nicht nur in fremden Taxonomien zurecht, sie haben sogar schon eigene gebaut. Schauen Sie mal in Ihren Kleiderschrank. Dort liegen doch die Hosen in einem Regal und die T-Shirts in einem anderen. Sortieren sie auf zweiter Ebene nach Farben? Nach alltäglich und feierlich? Oder nach Sommer und Winter? Jedenfalls haben Sie auch kein Problem, Ihre Ski-Unterwäsche zu verstauen. Sie wissen genau, ob sie zur Unterwäsche gehört oder zur Sportkleidung oder zu den Wintersachen. Dabei gibt es kein richtig oder falsch – richtig ist das System, das Sie etabliert haben weil es im Alltag für Sie funktioniert. Und genau das ist auch der Maßstab für die Taxonomie Ihrer Bilddatenbank – sie muss sich im Alltag bewähren.
Zwei Aspekten sollten Sie bei der Erstellung einer Taxonomie besondere Aufmerksamkeit widmen: dem Inhalt, der mit ihr erschlossen wird und den Nutzern, für die sie erstellt wird. Der erste Schritt bei der Erstellung einer Taxonomie liegt deshalb darin, sich einen Überblick über alle Dateien zu verschaffen, die im System verwaltet werden sollen. Sichten Sie das gesamte Archiv. Bei dieser Sichtung geht es nicht um Dateiformate, denn alle Video- Audio- und Bilddateien lassen sich automatisch herausfiltern, dafür braucht man Ihre Arbeit nicht. Sie betreiben Content-Management. Sie sind deshalb an Bildinhalten interessiert, das heißt an Themen und Motiven und deren einzelnen und wiederkehrenden Bestandteilen. Sie sind auf der Suche nach einer passenden sachthematischen Einteilung für Ihren Bestand.
Ob sie eine oder mehrere Taxonomien anlegen, hängt von der Größe und Homogenität Ihres Bildbestandes ab. Meist wird man mehrere anlegen, die die zentralen Bildbestandteile klassifizieren. Wenn Sie sich einen Überblick über Ihren Medienbestand verschafft haben, springen die obersten Kategorien oft gleich ins Auge. Und wenn Sie sich gerade fragen, was nochmal Kategorien von Stichwörtern unterscheidet – dann klicken Sie einfach auf unseren Blog-Beitrag zu diesem Thema. Während Hosen, Oberteile, Kombinationen und Unterwäsche schlüssige Kategorien in Ihrem Kleiderschrank sein können, sind Veranstaltungen, Produkte, Personen, Anlagen und Gebäude gängige Kategorien im Unternehmensbildarchiv. Sie stehen als Oberbegriffe über Ihren Taxonomien. Oft unterliegen Unternehmen dem Trugschluss man könne für die Taxonomie auf ein bereits etabliertes Klassifikationssystem, nämlich die Unternehmensstruktur oder die Abteilungen zurückgreifen. In der Praxis funktioniert das nicht besonders gut. Richten Sie Ihr Content-Management immer am Content aus, nicht an Organigrammen.
Im zweiten Schritt widmen Sie sich den nächsten Ebenen der einzelnen Kategorien. Drei bis vier Ebenen sind perfekt. Wenn eine Taxonomie deutlich mehr Ebenen aufweist, die aber alle gut gefüllt und daher unerlässlich sind, sollten Sie im dritten Schritt eine Aufteilung in Betracht ziehen, um die Anzahl der nötigen Klicks zu reduzieren, die die Nutzer zum Ziel führen. Mit anderen Worten: Wo die Taxonomie zu verzweigt wird, organisieren Sie um oder trennen Sie Zweige ab. Sie wollen ja nicht die Probleme der Ordnerstruktur heraufbeschwören, von der Sie sich gerade verabschiedet haben! Grundsätzlich gibt es verschiedene Klassifikationsmöglichkeiten und es geht bei der Klassifikation weniger um richtig und falsch, als um praktisch und unpraktisch. Dafür entwickeln Sie schnell Gespür.
Sie sollten sich bemühen, die Einteilungen auf allen Ebenen schlüssig vorzunehmen. Vermeiden Sie Überschneidungen. Manchmal kann es durchaus hilfreich sein, die gewählten Kategorien und Begriffe ganz analog auf Karteikarten zu schreiben, um sie versuchsweise anordnen und verschieben zu können. Vielleicht macht der eine oder andere Begriff an anderer Stelle mehr Sinn? Spätestens jetzt nehmen Sie verstärkt die späteren Nutzer in den Blick, je konkreter, desto besser: Präsentieren Sie Ihren Entwurf am besten den Kollegen, die im Alltag mit der Bildrecherche im DAM zu tun haben werden. Achten Sie dabei darauf, Kollegen verschiedener Abteilungen zu konsultieren. Denn die haben manchmal eine ganz andere Vorstellung von Inhalten, Klassifizierungen und Nutzen der Bilder. Finden die Kollegen sich schnell zurecht? Sind die Ober- und Unterbegriffe schlüssig und verständlich? Betrachten sie den Unternehmensbildbestand vielleicht noch unter ganz anderen Aspekten, die Sie hinzufügen möchten?
Die Begriffe, die Sie in Ihrer Taxonomie verwenden, sollten natürlich der Begriffswelt Ihres Unternehmens entsprechen. Denn all diese Begriffe werden in der Regel in die Metadaten der Bilder geschrieben. Das bedeutet, dass spätere Nutzer sie auch direkt über die Freitextsuche ansteuern können – wenn sie sie kennen, weil sie ihnen aus dem Unternehmensalltag geläufig sind. Achten Sie also auf die gängige Terminologie. Kleiner Tipp am Rande: Denken Sie auch frühzeitig über die Sprache der Taxonomie nach. Fragen Sie vor allem: Sprechen alle zukünftigen Nutzer eine Sprache oder brauchen wir eine zwei- oder dreisprachige Lösung für die Taxonomie unseres DAM-Systems?
Die Verwendung von Taxonomien bietet immense Vorteile beim Retrieval, also beim Wiederauffinden von Bildern. Mit ihr kann man zielstrebig durch den Bildbestand navigieren. Aber auch die Freitextsuche profitiert von Taxonomien. Denn greift man bereits beim Beschriften („Taggen“) der Bilder auf Taxonomien zurück, führt das nahezu automatisch zu einem kontrollierten Vokabular in der Bilddatenbank. In der Rubrik „Gebäude“ lauten die möglichen Einträge beispielsweise „Fabrik“ und „Verwaltungsgebäude“. „Werk“ und „Bürogebäude“ werden nicht unterstützt. Die Folge: Jeder Nutzer, der Bilder im System ablegt, taggt dann immer die gleichen Begriffe. Wird dann beim Retrieval in der Freitextsuche „Werk“ eingegeben, wird also statt eines zufälligen Teilergebnisses kein Ergebnis ausgespielt. Man weiß also sofort, dass man nicht die im Unternehmen übliche Terminologie benutzt hat und kann entweder einen zweiten Versuch starten oder über die Taxonomie weitersuchen, wo unter „Gebäude“ der richtige Terminus angeboten wird. Bevor sie jetzt nervös werden: „Werk“ kann natürlich auch als Synonym von „Fabrik“ hinterlegt werden, wenn in Ihrem Unternehmen beide Begriffe Anhänger haben.
Die baumartige Struktur der Taxonomien mag den Laien optisch an eine Ordnerstruktur erinnern. Aber genau dort endet auch die Gemeinsamkeit. In Wirklichkeit folgen die beiden Systeme ganz entgegengesetzten Prinzipien. In Digital Asset Management-Systemen werden die Bilddateien ja nicht in die Taxonomien gelegt (wie im Fall von Archivschubladen oder Ordnerstrukturen), sondern genau andersrum: Der Pfad der Taxonomie wird digital in die Bilddatei geschrieben. Sie weisen Ihrer Bilddatei deshalb nicht genau einen Platz in einer Taxonomie zu, sondern können verschiedene Pfade in der Datei hinterlegen – und dem Bild damit verschiedene Plätze Ihren Taxonomien. Das ist eben der Vorteil eines digitalen Systems.
Der nächste Vorteil: Die einzelnen Facetten aller Taxonomien lassen sich in guten DAM-Systemen gegeneinander filtern. Mit wenigen Klicks finden Sie dann das gesuchte Bild Ihres Vorstands bei der Einweihung der neuen Anlage vor drei Jahren, indem Sie in der Personen-Taxonomie auf „Vorstand“ klicken, in der Gebäude-Taxonomie auf „Fabrik“ und bei Veranstaltungen auf „Einweihung“. Ist die so definierte Schnittmenge noch zu groß, ergänzen Sie eben noch den Zeitfilter. Während die Ordnerstruktur ungeahnte Tiefen, vielfältige Irrwege und plötzliche Sackgassen aufweist, navigieren Sie mit einer klug eingerichteten Facetten-Taxonomie schnell und direkt zum richtigen Bild.
