DAM für Dummies: Was bedeutet und wie funktioniert Digital Asset Management (DAM)
Digital Asset Management, abgekürzt DAM, ist alles andere als selbsterklärend. Übersetzt bedeutet Digital Asset Management sowas wie „digitale Vermögensverwaltung“, was manche erst mal auf den Holzweg Richtung Finanzdienstleistungen führt. Vielleicht hat sich der Begriff auch deshalb im deutschen Sprachraum noch nicht durchgesetzt. Wenn man bei DAM aber von der Verwaltung digitaler Schätze spricht, sind die für teures Geld produzierten Mediendateien von Unternehmen gemeint, in erster Linie Logos, Fotos, Grafiken und Videos. Mit DAM konkurrierende Begriffe sind deshalb „Bildverwaltung“ oder „Medienmanagement“. Sie erscheinen etwas alltagstauglicher, auch wenn sie das Digitale nicht eigens betonen. Aber das versteht sich heute ja beinahe von selbst. Oder denken Sie bei Bildverwaltung noch zuerst an Negativstreifen in Pergaminhüllen und Kontaktabzüge in DIN A4-Format? Eben.
Übersetzung und Bedeutung von Digital Asset Management haben wir erläutert. Damit es nicht bei der Worthülse bleibt, wollen wir Ihre Vorstellungskraft etwas anregen: Was bietet DAM einem Unternehmen, wie funktioniert es – und braucht man das jetzt?
Die Grundidee hinter DAM lautet, dass ein System als zentraler Speicher aller Mediendateien eines Unternehmens dient, auf den alle registrierten Nutzer samt Homeofficer, Außendienstler und Dependancen direkt online zugreifen können. Deshalb setzt Digital Asset Management eine geeignete Software voraus – ein DAM-System oder eine digitale Bilddatenbank oder Mediathek, wenn Sie so wollen.
Je nach Unternehmen kann die Anzahl der mit DAM verwalteten Bilder und Videos schnell in die zehn- und hunderttausende gehen, wodurch gleich das wichtigste Feature jedes DAM-Systems ins Rampenlicht gerät: Die Suchfunktion. Mit DAM werden Informationen zum Fotografen und Stichworte zum Motiv direkt in die Bilddatei geschrieben. Bei gut eingestellten Systemen sogar schon halbautomatisch – Stichwort: Auto-Tagging und Gesichtserkennung. Gibt man als Nutzer dann Suchworte in die Freitextsuche ein, erscheint sofort das gesuchte Bild. Schneller als in jeder Ordnerstruktur oder Fileserver-Ablage und so einfach wie bei Google – nur viel treffsicherer. Weil die Bildsuche so ein entscheidender Faktor ist, punkten alle DAM-Systeme durch zwei oder drei verschiedene und häufig noch miteinander kombinierbaren Such- und Filterungsmöglichkeiten. Dank dieser ausgefeilten Technologie kann sich kein Bild mehr vor Ihnen verstecken.
Das ist nur der Anfang, denn wir haben es ja mit einem kompletten Digital Asset Management zu tun und nicht lediglich mit einem Digital Asset Viewer oder Bildbetrachter. Obwohl auch das ein großes Plus ist. Denn die gängigsten Dateiformate werden in DAM-Systemen sofort mit Vorschaubild angezeigt – und zwar nicht nur Bilder. Auch in pdf, Grafiken und Videos lässt sich gleich mal ein Blick werfen, ohne die Dateien zu öffnen: Ein großer Vorteil gegenüber jedem Dateimanager.
Aber Sie wollen Ihre Bilder natürlich nicht nur finden und sehen, Sie wollen ja irgendwohin mit Ihren schnell gefundenen Bildern. Zum Beispiel zum Kunden. Oder in eine Email. Oder auf eine Social Media Plattform. Oder in eine Präsentation. Oder zu InDesign. Oder auf Ihre Website. Oder auf Ihren Desktop. Oder zum Grafiker. Oder, oder, oder… Alle diese Möglichkeiten stehen Ihnen im agilen DAM-System auf Knopfdruck bzw. Klick zur Verfügung – und in der Regel auch noch viele andere mehr, die sich außerdem an Ihre Wünsche anpassen lassen. Auch wenn Sie Bilder oder Videos vorher schnell noch (be-) schneiden oder runterrechnen wollen, ist das kein Problem. Und für die Wiederholungstäter unter den Bildbewegern lassen sich solche Einstellungen auch als Presets für die Zukunft speichern.
Eine Funktion von DAM-Systemen, die immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist die Kollaboration. Teams können für ihre Projekte Bildsammlungen auf der Plattform selbst zusammenstellen, auf die alle Mitglieder Zugriff haben – aber nur sie. Sie können Bilder und Sammlungen kommentieren und verändern, Bildbereiche markieren und mit Bemerkungen oder Anweisungen ausstatten, Bilder bearbeiten und Sammlungen per Link teilen. DAM erleichtert also interne Kommunikation über Bilder und externe Kommunikation mit Bildern um ein Vielfaches.
Auch das größte Hindernis bei der Weitergabe von Medien ist mit DAM aus dem Weg geräumt. Es lautet: „Darf ich das eigentlich?“. Gepflegte DAM-Systeme sind immer auch Rechteverwalter und geben deshalb für jedes einzelne Bild eine verbindliche Antwort. Sie ist, wie die Informationen zu Fotograf und Motiv, direkt in die Datei geschrieben und wird unmittelbar neben dem Bild angezeigt: Eindeutig, sicher und so praktisch! Und den Bildern, bei denen im Einzelfall fraglich ist, ob sie im Zusammenhang mit Ihrer Marke in Erscheinung treten sollten, verordnen sie individuelle Freigabeprozesse.
Schließlich beseitigt ein gepflegtes DAM-System die Schwierigkeiten, die einem im Alltag den letzten Nerv rauben können. Beispielsweise Duplikate und Versionen. Kennen Sie das? Ist man in herkömmlichen Ablagen mal in der glücklichen Lage, das gesuchte Bild in akzeptabler Zeit zu finden, trifft man nicht selten auf vier Versionen davon und darf die nächste halbe Stunde mit der Frage verbringen, wo der Unterschied liegt und welche jetzt die richtige ist. Besonders blöd, wenn es sich bei der Datei auch noch um das Unternehmenslogo handelt… Ohne Übertreibung lässt sich deshalb sagen, dass DAM wegen der Transparenz für den einzelnen Nutzer entscheidend zur Markenkonsistenz beitragen kann. Wenn Sie Verwendungsnachweise bei den Bildinformationen mit abspeichern, wird das Ihrem Markenauftritt natürlich ebenfalls zu Gute kommen. Dann sehen Sie nämlich sofort, welche Motive sie schon wie häufig auf welchen Kanälen ausgespielt haben – und können beizeiten mal neue produzieren lassen…
Richtig praktisch wird ein DAM-System, wenn Sie einen Kanal für Ihre Zulieferer und Agenturen öffnen. Ihre Fotografen können dann neue Bilder direkt hochladen, Ihre Agenturen suchen sich die benötigten Dateien aus bestimmten DAM-Bereichen selbständig zusammen. Die Zeitersparnis wird Sie begeistern! Selbstverständlich liegt jedem System ein ausgefeiltes Rechte und Rollen-Konzept zugrunde, mit dem die Digital Asset Manager oder Administratoren die Zugriffe auf einzelne Bilder oder ganze Bestände regulieren können. Und Unberechtigten ist der Zutritt natürlich schon mal gar nicht gestattet.
Sie sind begeistert? Verständlich! Dann möchten Sie jetzt wissen, wie sich professionelle Bildverwaltung mit DAM einrichten lässt. Im Allgemeinen sind produktive DAM-Systeme an zwei Voraussetzungen geknüpft: Erstens an eine passende Software und zweitens an die richtige Anpassung der Bilder und der Software aneinander und an die Nutzer und ihre Workflows. Den Sparfüchsen sei versichert, dass es weder ohne das eine, noch ohne das andere geht. Digital Asset Management verwaltet Bilder exklusiv über Metadaten. Alle oben geschilderten Features greifen auf Metadaten zurück, die im System geplant und im Bild eingetragen werden müssen. Wenn Sie selbst keine Kapazitäten haben, um DAM-Kompetenz in Ihrem Unternehmen aufzubauen, können Sie dafür externe Fachleute engagieren. Die bringen Erfahrung und Fachwissen mit, so dass die Planung, der Erwerb und die Einrichtung Ihres individuellen DAM-Systems ohne Irrwege und Schleifen gelingen.
Letzte offene Frage: „Braucht man das jetzt?“. Unsere Meinung: Unternehmen, die auf professionelle Bildkommunikation setzten, brauchen das jetzt. Spätestens. Denn eigentlich brauchten sie es schon gestern.
