Bildablage mit System. Wie Unternehmen digitale Fotos in Ordnerstrukturen besser organisieren – und welche Alternativen existieren
Bildablage, Bildarchiv, Bildverzeichnis – wie es auch genannt wird, kein Unternehmen, das mit digitalem visuellem Content arbeitet (und welches tut das nicht?!) kommt darum herum, seine Bilder zentral zu sammeln. Die Idee: Die Ablage in einer Ordnerstruktur soll allen Mitarbeitern ermöglichen, benötigte Bilder schnell zu finden. Die Realität sieht leider fast überall ganz anders aus. Da scheint die Bildablage ein rätselhaftes Eigenleben zu führen und wuchert binnen kürzester Zeit unkontrolliert in alle Richtungen. Wo gestern noch drei Ebenen waren, ist heute ein Fass ohne Boden. Bildchaos statt Bildablage. Und dann zeigt sich dieses merkwürdige aber typische Büro-Paradox: Keiner hat Zeit zum Aufräumen, aber alle haben Zeit zum Suchen. Viel Zeit offenbar.
10% ihrer Arbeitszeit verbringen Angestellte damit, in chaotischen Ordnerstrukturen die richtige Datei zu finden, sagt das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung. Das macht dann knapp 50 Minuten je Arbeitstag und Mitarbeiter. OK, die Zahlen stammen aus 2006. Aber mal ehrlich – hat sich seitdem ordnerstrukturell viel in deutschen Büros geändert? Oder ist nicht eher die Anzahl der Bilder und mit ihnen der Umfang der Verzeichnisse um ein Vielfaches gestiegen? Wir meinen, das Chaos ist nur größer geworden.
Fotos in Ordnerstrukturen besser organisieren, gar nicht so einfach
Was können Unternehmen ändern, die ihre Fotos in Ordnerstrukturen besser organisieren und schneller finden wollen? Am besten geht man zuerst dem Problem auf den Grund und fragt, wie das Chaos eigentlich zustande kam. Oft beteiligen sich viele Kollegen eifrig an der Konstruktion eines Ordnerlabyrinths. Jeder schmeißt seine Fotosammlung oder Bildproduktionen schnell mal da ab, wo sie grob hinzupassen scheint. So wie schmutziges Geschirr meistens ja auch nur in der Teeküche landet, statt im Geschirrspüler einsortiert zu werden.
Regeln für saubere Ordnerstrukturen
Wer mit mehreren Kollegen eine gemeinsame Bildablage anlegen und nutzen möchte, wird nicht umhinkommen, dafür Regeln aufzustellen. Deren Verbindlichkeit und Praxistauglichkeit erhöhen sich automatisch, wenn man sie im Team ausarbeitet. Denkt am Ende daran, eine kurze schriftliche Version der Regeln zuoberst in die Bildablage hineinzulegen, damit man bei Bedarf alles nachlesen kann. 
In jedem Fall sollte die Benennung der Ordner einem einheitlichen, aussagekräftigen Muster folgen. „Bilder_Internet_2019“ ist nicht sehr hilfreich. Eher empfiehlt sich eine Kombination aus dem Datum der Aufnahme im Format jjjjmmdd, einem motivischen Stichwort und dem Fotografennamen. Immerhin können diese Angaben dann auch direkt über den Explorer bzw. Finder gesucht werden. Legt außerdem zusammen fest, welche Informationen in welcher Form in jedem Ordner enthalten sein müssen. Denkbar sind beispielsweise ein zusätzliches Worddokument oder Excelsheet mit Basisinformationen zu den Bildern im Ordner und deren Lizenzierungen oder pdfs mit dem Fotografenvertrag oder den Einverständniserklärungen der abgebildeten Personen.
Tricks für saubere Ordnerstrukturen
Ein paar weitere Tricks können den ungeliebten Wildwuchs ebenfalls verhindern. Eine durchdachte Struktur ist hilfreich. Zuerst entscheidet Ihr darüber, wie die Ablage auf oberster Ebene unterteilt sein soll. Nach Abteilungen zu ordnen macht nur Sinn, wenn keine größeren Schnittmengen zwischen den Bildern der Abteilungen bestehen, sonst verwaltet man zu viele Dubletten. Mehr Trennschärfe lässt sich in der Regel mit einer Unterteilung nach Motivgruppen erreichen, also „Personen“, „Produkte“, „Unternehmen“, „Veranstaltungen“ beispielsweise. Auf alle Fälle sollten die einzelnen Ebenen der Struktur immer nur 7-10 Ordner enthalten, damit die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt. Allerdings sollte darunter dann nicht gerade ein Labyrinth aus 20 Ebenen schlummern. Aber die beliebte Drei-Klick-Regel – in drei Klicks zur gewünschten Datei – lässt sich bei den heutigen Bildaufkommen in einer Ordnerstruktur meist nicht realisieren. Das schafft man nur mit einem professionellen, digitalen Bild- oder Medienmanagement – wie das geht, erklären wir unten.
Eine generell gute Idee ist es, das Verzeichnis zu nummerieren, also „01Personen“, „02Produkte“, „03Unternehmen“, „04Veranstaltungen“. Das wirkt so aktenplanmäßig-offiziell und vereitelt den Impuls, Ordner wie „Bilder_Internet_2019″ einfach daneben abzulegen.
Um die sauberen Ordnerstrukturen zu schützen, lässt sich der Zugriff auf das Bildverzeichnis auf dem Server auch noch per Berechtigungen lenken. Denn vielleicht sollen ja gar nicht alle Mitarbeiter Ordner ergänzen dürfen – wie vielleicht auch nicht alle Bilder von allen Kollegen gesehen werden sollen.
Versionen und Dubletten markieren
Die größte Krux bei der Ordnerverwaltung stellen die Versionen und Dubletten der Bilddateien dar. Oft wimmelt es nur so von ihnen und man muss mühsam vergleichen, ob ein Unterschied besteht, welcher das genau ist und welche der Dateien behalten und in Zukunft verwendet werden soll. Der Umgang mit Dubletten und Versionen erfordert in einer kollaborativ genutzten Ordnerstruktur Disziplin. Aber allen Beteiligten ist schon mit wenigen Handgriffen viel geholfen. Am einfachsten lässt sich der Dateiname nutzen. So weist der Anhang „v1“, „v2“ etc. auf eine bearbeitete Version des Originals hin. Wenn Bilddateien aus der Struktur kopiert werden, um sie etwa an Projektpartner zu exportieren, ergänzt man im Dateinamen beispielsweise „tmp“. Das zeigt an, dass es sich nur um eine temporäre Datei handelt, die später ohne Verlust wieder gelöscht werden kann. Wenn der Dateiname zwischenzeitlich allerdings geändert wird, ist natürlich auch die Information verloren. Auch hier ist man mit einem professionellen Bildmanagement auf der sicheren Seite – Versionen werden per Metadaten dauerhaft verlinkt, Dubletten automatisch herausgefiltert.
Digitale Daten, analog verwaltet
Ordnerstrukturen stoßen schnell an Grenzen. Denn im Grunde handelt es sich um eine analoge Ablage. Jede Datei wird physisch einem Ordner zugeordnet, als würde man Bilder in Alben kleben oder in Schubladen stecken. Aber der Ordner 20190311_PK-Geschäftsbericht_Mustermann, der unter 04Veranstaltungen liegt, beinhaltet eben auch gute Porträtfotos des Geschäftsführers. Wenn Sie die eigentlich auch gern in 01Personen hätten, könnten Sie dort immerhin auf die Originaldateien verlinken – also eine Verknüpfung (Windows) oder ein Alias (Mac) erstellen. Im Einzelfall geht das behelfsweise, für einen systematischen Einsatz ist die Verlinkung zu umständlich und liefert zu wenig Mehrwert. Agiles Bildmanagement lässt sich darauf nicht aufbauen.
Vorteile des digitalen Bildmanagements
Wo Social-Media-Kanäle regelmäßig bespielt werden und visueller Content ständig im Fluss ist, reicht eine analoge Ablage nicht mehr aus. Da braucht man auf Klick nicht nur das richtige Bild, sondern auch das richtige Bildformat in richtiger Auflösung und mit den richtigen Lizenzierungen und Laufzeiten. Wo digitale Bilder also im Mittelunkt stehen, müssen sie auch digital verwaltet werden, sonst bremsen Suchzeiten und Rechteunsicherheit das ganze System aus.
Der Unterschied zur analogen Verwaltung ist, dass die Bilder nicht mehr physisch in Ordner gepackt werden und der Nutzer alle Informationen über das Bild aus seinem Platz in der Ordnerstruktur abliest – Informationen, die verloren sind, sobald das Bild durch kopieren und verschieben außerhalb der Struktur betrachtet wird.
Im digitalen Bildmanagement oder Digital Asset Management werden die Informationen zuerst individuell auf Ihren Unternehmens- und Verwaltungsbedarf hin strukturiert und dann als Metadaten in jedes einzelne Bild eingeschrieben. Früher nutzte man dafür die Bildrückseite. Sie ist digitalen Bildern quasi direkt einverleibt. Deshalb haben Sie alle Informationen zu jedem Bild immer parat, sobald Sie das Bild haben. Und das Bild finden Sie sofort. Denn weil die eingeschriebenen Informationen sauber strukturiert sind, lassen sie sich von der dazugehörigen Software sekundenschnell beliebig filtern.
Wenn Sie dann im Personenfilter auf „Geschäftsführer“ klicken oder seinen Namen einfach in das Suchfeld eintippen, erhalten Sie alle Bilder von ihm, egal auf welcher Veranstaltung oder von welchem Shooting. Über Filter wie Ort, Jahr oder den Veranstaltungsnamen können Sie bei Bedarf weiterfiltern. So schaffen Sie es lässig mit drei Klicks zum richtigen Bild. Lange Suchzeiten, fehlende Informationen und mühsame Versionsvergleiche sind dann Geschichte – und können gern im Ordner „Vergangenheit“ abgelegt werden.
