Fotomanagement in Unternehmenskommunikation, PR und Marketing: Ordnung statt Bilderchaos
Die Zeit rennt. Die Pressemeldung sollte längst online sein, aber wo sind die neuen Bilder vom CEO? Jedenfalls nicht im Ordner Pressemeldungen… Wahrscheinlich versehentlich verschoben und jetzt in einem der 1000 anderen Ordner oder auf der Festplatte von wem auch immer. Klick hier, klick da, führt zu nix. Kollegen fragen! – Fehlanzeige, weiß keiner. Dann eben ein Ersatzbild… Neulich hatte jemand gute Bilder per WeTransfer geschickt. Da sind sie! Oha, viel zu groß. Egal – kann man ja runterrechnen, bevor sie auf die Website kommen. Hat hier jemand Photoshop? Dann eben mit dem Tool aus dem Internet (darf unsere IT nicht wissen). Zähe Prozedur: jedes Bild will damit einzeln bearbeitet und zugeschnitten werden. Fertig. Jetzt aber schnell… ach nee, halt – wer hat die jetzt eigentlich aufgenommen, steht ja gar nicht dabei! Dürfen wir die überhaupt rausgeben? Wie sollen wir das jetzt auf die Schnelle klären? Absender anrufen… meldet sich keiner. Time`s up. Das war leider der letzte Versuch – wenn wir jetzt keine Bilder für die PM haben, geht sie ohne raus. Zeitungen und Portale machen ohne Bild entsprechend kleiner auf, Chef ist sauer. Willkommen im Mega-Desaster der Bildkommunikation, passiert so oder ähnlich tagtäglich dutzende Male. Ist aber trotzdem kein Must-have.
Fotomanagement räumt Stolperfallen ab
Wer unter Zeitdruck arbeitet, hat höchstens noch Zeit zum Finden. Nicht zum Suchen.
Erst recht nicht zum Recherchieren. In so einem Umfeld sollten sämtliche Fallstricke beseitigt sein. Stolperfallen wie das geschilderte Bilderchaos lassen sich mit der Einführung eines professionellen Fotomanagements, also einer digitalen Bild- und Medienverwaltung aus dem Weg räumen. Wir erklären Ihnen, wie solche Systeme funktionieren und warum sie im Alltag einer Unternehmenskommunikation, Marketing- oder Presseabteilung unverzichtbar sind.
Welche Anforderungen lassen sich im professionellen Bereich an ein effizientes „Fotomanagement“ richten? Eigentlich nur drei – aber die haben es in sich:
Alle zuständigen Mitarbeiter sollten:
1. Bilddateien schnell und eigenständig finden
2. Sofort die wichtigsten Informationen zum Bild sehen
3. Bilder schnell in den gewünschten Kanal spielen können.
1. Schnell finden
Wer nur drei Bilddateien besitzt, findet die auch schnell. Aber wer hunderte, tausende oder abertausende besitzt, braucht ein System. Für einige Hundert Bilder genügt eine überlegt angelegte und gepflegte Ordnerstruktur als Bildablage. Das größte Problem eine Ordnerstruktur besteht darin, dass ihre Ablage auf jeder Ebene nach genau einem Merkmal differenzieren muss. Dieses Merkmal spielt aber bei der Suche manchmal gar keine Rolle oder es ist nur eins unter vielen. Und dann ist die Suche aufwändig und erfolglos.
Ein Beispiel: Gesucht wird ein gutes Bild vom Geschäftsführer als Redner, nicht älter als zwei Jahre. Aber Ihre Ordnerstruktur trennt interne und externen Veranstaltungen, Veranstaltungsarten (Messen, Feiern, Konferenzen, Tagungen, Versammlungen, Workshops, Presseveranstaltungen…) und Veranstaltungsnamen und -orte: Alle Kriterien sind für Ihre Suche irrelevant, sie werden alle Veranstaltungsordner einzeln durchsuchen müssen.
Das Problem ist nicht, dass Ihre Ordnerstruktur nichts taugt. Sie folgt nur einer anderen Logik und sie ist, wie alle Ordnerstrukturen, starr und unflexibel. Ordnerstrukturen eignen sich schlicht nicht für die Verwaltung großer Dateimengen. Sie können immer nur einer Logik folgen und das ist in den seltensten Fällen die des Suchenden.
Metadaten machen’s möglich
Professionelles Fotomanagement setzt deshalb genau wie professionelles Dokumentenmanagement auf Metadaten. Damit lassen sich die Dateien selbst direkt mit passenden Begriffen versehen. Man spricht auch von taggen, weil Sie die Dateien quasi mit einem Etikett („Tag“) versehen. Wieviel einfacher wäre Ihre Suche etwa, wenn Sie direkt alle Dateien aufrufen könnten, die Ihren Geschäftsführer zeigen, weil sie mit „Geschäftsführer“ getaggt sind. Anhand der Vorschaubilder könnten Sie infrage kommende Motive sofort visuell identifizieren und müssten nur noch das jeweilige Datum prüfen. Zeitersparnis gegenüber der reinen Ordnerverwaltung je nach Struktur und Dateimenge vermutlich mehrere Stunden.
Im semiprofessionellen Bereich können solche Metadaten-Tags mit einer kostenfreien Software wie IrfanView ergänzend zur Orderstruktur an die Dateien geklebt werden. Die starre Orderstruktur bleibt als erste Ordnung bestehen, wird aber bei der Suche effektiv aufgebrochen. Denn Begriffe und Bilder können quer über alle Ebenen gefunden werden.
Etiketten für Motive
Aber für den professionellen Bereich reicht diese Lösung nicht. Denn wenn mehrere Kollegen taggen, schreibt der eine „Geschäftsführer“, der nächste „Hans Meier“, der dritte „CEO“ oder „Chef“ und der vierte vergisst zu taggen. Dann ist natürlich schnell Schluss mit schnell finden. Wenn mehrere User taggen und suchen kommt man um eine Metadatenverwaltung eigentlich nicht herum. Dabei helfen spezielle Software-Lösungen, sogenannte DAM-Systeme (Digital Asset Management), im Grunde ausgefeilte Bilddatenbanken und Mediatheken.
Dank Metadatenverwaltung, kontrolliertem Vokabular und Synonymlisten fischt die Software alle Bilder vom Boss aus Ihrem Datensee, egal ob Sie „Geschäftsführer“, „Hans Meier“, „CEO“ oder „Chef“ in das Suchfeld eintippen. Ergänzen Sie „Rednerpult“ und setzen Sie dazu noch den Zeitfilter auf die letzten zwei Jahre, landen Sie ganz direkt bei Ihren Zielbildern. Das kann wirklich jeder im Team. Schnell finden: Mission accomplished
2. Bild-Informationen sehen
Spitze! Bilder schnell gefunden und ausgewählt. Und nun? Woher kommt das Bild? Wer hat es aufgenommen und welche Nutzungserlaubnis besitzen wir? Darf ich es online stellen? An die Presse weitergeben? All diese Informationen müssen für die Arbeit unter Zeitdruck ebenfalls direkt am Bild stehen und sie müssen belastbar sein.
Etiketten für Rechte und Lizenzen
Auch für Rechte und Lizenzen werden Metadaten genutzt. Das geschieht eigentlich genau wie beim taggen. Nur das als Überschrift auf diesem Etikett nicht „Motiv“ oder „Beschreibung“ steht, sondern „Bildrechte“. In dem virtuellen Etikett „Bildrechte“ sind verschiedene Einträge für Fotograf, Quelle, Copyright, Lizenz etc. vorgesehen. Das Beste daran: Metadaten arbeiten zwar nicht nach ISO-Norm, aber mit Standards. Hier kommt der IPTC-Standard zum Tragen, der in den 1990er Jahren für den Bildjournalismus entwickelt wurde. Ergebnis: Jede andere Software kann diese Einträge lesen und ausspielen. Schicken Sie ihr Bild also an die Presse, kann die direkt den Copyright-Nachweis auslesen und übernehmen. Und die Journalisten wissen dann auch gleich, dass Ihr „Hans Meier“ nicht mit „y“ geschrieben wird…
3. Bilder ausspielen
Aber wie kriegen Sie die Bilder eigentlich zu den Journalisten? Mit einem professionellen Fotomanagement samt Software ist das ganz einfach. Standardversand wie Email oder Social Media erfolgt direkt per Klick. Ihre Bildauswahl zur Pressemeldung einigen Journalisten freigeben? Nichts leichter als das. Typische Routinen wie Zuschneiden oder Auflösung ändern können Sie ebenfalls per Klick erledigen – und zwar nicht nur für jedes einzelne Bild, sondern auch für einen ganzen Bilderstapel.
Fazit
Drei essentielle Funktionen des Fotomanagements haben wir hier ausgiebiger betrachtet. Tatsächlich haben professionelle Systeme noch einiges mehr zu bieten. Einen dezentralen Upload etwa. Der ermöglicht es Fotografen und Agenturen Bilder direkt in einen Wartebereich Ihres Systems zu spielen, aus dem sie dann bei Gefallen aktiviert werden können. Oder natürlich die Möglichkeit, Bildsammlungen zu erstellen und sich kollaborativ darüber auszutauschen. Sie können auch bestimmte Bilder in Ihrem System direkt für Journalisten freigeben. Sensibles Material hingegen können Sie für gewöhnliche User verbergen. Die Möglichkeiten sind so vielfältig, dass man sich zunächst gut über die eigenen Anforderungen Klarheit verschaffen sollte.
Zurück zu dem gestressten Mitarbeiter aus dem Eingangsszenario. Mit professionellem, softwaregestützten Fotomanagement hätte er sich ganz gelassen anderen Aufgaben zuwenden können, statt minuten- oder stundenlang zu suchen, zu fragen, zu bearbeiten und am Ende doch zu verwerfen. Fotomanagement heißt also nicht nur, ein stressfreieres Arbeiten zu ermöglichen. Fotomanagement heißt aus Management-Sicht vor allem, gutbezahlte Arbeitskraft nicht tagtäglich für die Suche von Dateien zu verschwenden.
