Bilder, Bilder, ihr müsst wandern… Bildmigration ins DAM-System gekonnt planen und sicher umsetzen
Viele wichtige Entscheidungen sind bereits gefallen, wenn endlich die Bildmigration ansteht. Gratulieren Sie sich im Geiste ruhig nochmal zu der Entscheidung, digitales Bildmanagement oder „Digital Asset Management“ in Ihrem Unternehmen einzuführen. Sie schöpfen damit die Möglichkeiten der ohnehin digital vorliegenden Bilder vollständig aus. Trotzdem fällt diese konsequente Entscheidung vielen Firmen immer noch sehr schwer. Auch die Entscheidung für eine Bildverwaltungssoftware ist bereits getroffen, wenn die Datenmigration ansteht. Bereitstellungs- und Lizenzmodelle wurden gegeneinander abgewogen. Das Metadatenkonzept steht, Rechte und Rollen sind verteilt. Die unternehmenseigenen Workflows sind analysiert und optimiert und die Software entsprechend konfiguriert. Man wähnt sich nicht ganz zu Unrecht auf der Zielgeraden und denkt: „Jetzt noch schnell die Bilder rüberschaufeln und dann kann es endlich losgehen.“
Niemand bremst gerne Enthusiasmus aus. Aber lieber jetzt einen Gang zurückschalten, als das ganze Projekt zu gefährden. Und um nicht weniger als das geht es im Moment der Datenmigration. Voreiliges, unbedachtes Handeln kann zu Daten- und Informationsverlust führen und die Arbeit von Jahren in Minuten vernichten. Fahren Sie lieber kurz rechts ran und betrachten Sie die Datenmigration als das was sie ist: Ein Projekt im Projekt. Und dann lesen Sie, wie Sie diese Herausforderung in elf Schritten erfolgreich meistern.
- Zieldefinition: Der erste Schritt bei jedem Projekt. Also was genau ist das Ziel? Wie und wo sollen welche Daten wann zur Verfügung stehen? Nur über das „warum“ müssen Sie natürlich nicht mehr nachdenken.
- Sammlung: Spätestens jetzt sollten Sie alle Bilder im Unternehmen zusammensammeln. Sie wollen mit ihrer neuen Bilddatenbank ja eine zentrale Knowledge Base für Ihre Bilder schaffen und einen Single Point of Truth markieren. Parallele Strukturen müssen also aufgelöst und integriert werden.
- Priorisierung: Wenn alle Bild- bzw. Mediendateien zusammengesammelt sind, kann der Bestand nach Prioritäten sortiert werden. Das empfiehlt sich vor allem bei heterogenen Beständen, die etappenweise migriert werden müssen. Die Bilder des letzten Jahres müssen Ende des Monats verfügbar sein? Dann starten Sie natürlich mit denen. Am besten erstellen Sie einen umfassenden Plan. Teile davon müssen dann eventuell wieder als eigene Projekte betrachtet werden – beispielsweise die Digitalisierung analoger Bildbestände.
- Analyse: Das ist wirklich wichtig! Jetzt geht es darum, Informationsverluste zu verhindern. Untersuchen Sie Ihren Bildbestand und überprüfen Sie ganz genau, welche Informationen in welcher Form zu Ihren Bilddateien vorliegen. Wie lässt sich sicherstellen, dass diese Informationen nicht verloren gehen? Vielleicht bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die bestehende Ordnerstruktur zu überführen, weil Ordnername und Ordnerposition in der Struktur wichtige Informationen beinhalten. Besser wäre es natürlich, ein Skript zu erstellen, das diese Informationen ausliest und überträgt. Etwa, indem Sie den Pfadnamen in ein Metadatenfeld schreiben oder den Ordnernamen automatisch als Stichwort eintragen lassen. Oder haben Ihre Assets vielleicht schon Metadateneinträge? Dann achten Sie darauf, dass beim Mapping auch alle Informationen übertragen und in die richtigen Felder geschrieben werden.
- Ordnung: Vom Aufräumen kann man bei der Analyse sowieso nicht die Finger lassen. Löschen Sie Dubletten und LowRes, die Ihnen bei der Analyse begegnen, und vereinheitlichen Sie ruhig heterogene Daten. Zwei Gedanken helfen, hier das richtige Maß zu finden: Wenn das System gleich nach der Migration aufgrund sauberer Daten sauber läuft, findet das DAM-System leicht unternehmensweite Unterstützung: Ein nicht ganz unerheblicher Faktor für den Projekterfolg. Aber behalten Sie auch im Auge, dass sich manche Bereinigungen viel effizienter nach der Migration vornehmen lassen – dann stehen Ihnen ja komplexe Suchoperatoren und alle Möglichkeiten der Stapelverarbeitung offen.
- Planung: Verfassen Sie einen Migrationsplan, in dem Sie Ihre im Sammlungs-, Priorisierungs- und Analyseprozess gewonnen Erkenntnisse festhalten. Stellen Sie sich den Plan ruhig als eine Art Drehbuch vor.
- Sicherung: Unnötig das zu sagen? Im Eifer des Gefechts wurde die Sicherungskopie schon manchmal vergessen. Sie vergessen das nicht! Sie machen ein Backup!
- Test: Bei komplexen Migrationen sollten Sie Testläufe in Erwägung ziehen. Werten Sie das Ergebnis sorgfältig aus – spätestens jetzt zeigt sich der Vorteil einer klaren Zieldefinition und einer ausführlichen Analyse des Datenmaterials.
- Migration: Beim Test lief alles rund? Dann drücken Sie den roten Knopf und starten die Migration. Danach prüfen Sie natürlich quantitativ und qualitativ, ob Sie das definierte Ziel erreicht haben. Aber wenn Sie so umsichtig vorgegangen sind, wie hier beschrieben, dürfte daran ja kaum ein Zweifel bestehen.
- Abschalten: Auch jetzt dulden Sie keine parallelen Strukturen. Wenn alles läuft, ziehen Sie dem Altsystem den Stecker.
Fantastisch – Ihre Bilddatenmigration ist geglückt! Das Projekt im Projekt ist erfolgreich umgesetzt, Ihr DAM-System steht am Start. Das ist doch eine gute Gelegenheit, sich erneut gratulieren zu lassen. Und genau das wäre dann auch der elfte Schritt:
Viel Spaß beim Feiern!
