Sind Sie sicher? Bildrechte verwalten mit Digital Asset Management
Welcher Faktor gibt den Ausschlag, Digital Asset Management (DAM) einzuführen? Fragt man bei Unternehmen nach, lautet die Antwort meistens: eine sichere, transparente und funktionierende Rechteverwaltung. Überraschend ist das nicht. Denn wo die Rechteverwaltung nicht funktioniert, schnellen die Folgekosten leicht in die Höhe. Und da geht es nicht um die indirekten Faktoren antiquierter Bildverwaltung wie ausgebremste Mitarbeiter oder unnötige Zeitfresser. Sondern da geht es um handfeste Kosten wie Nachforderungen und Abmahngebühren oder Anwalts- und Prozesskosten im Fall juristischer Auseinandersetzungen.
Digitales Rechtemanagement punktet also. Aber wer glaubt, mit der Anschaffung einer DAM-Software sei das Thema „Digital Rights Management“ erledigt, wird schnell eines Besseren belehrt. Rechteverwaltung funktioniert nicht einfach so. Ohne die richtigen Einstellungen ist da nix zu machen. Denn für Automatismen und Algorithmen aus der Konserve ist das Gebiet zu komplex. Außerdem sind die richtigen Einstellungen von den individuellen Voraussetzungen und Erfordernissen des konkreten Unternehmens abhängig. Was Sie unbedingt beachten müssen, lesen Sie hier.
Bei Bildrechten denkt jeder zuerst an die Urheberrechte und die urheberrechtlich gestattete Nutzung. Alle Software-Anbieter werden Ihnen empfehlen, ein Metadatenfeld einzurichten, in dem Sie den Urheber vermerken und eines, in dem Sie die Nutzungsrechte dokumentieren. Sehr richtig! Aber schon bei der Frage, welche Einträge Sie in dem Feld für Nutzungsrechte zulassen, sind Sie auf sich gestellt. Das führt dann dazu: Mitarbeiter A trägt „frei“ ein und meint damit, dass das Bild von dem Unternehmen ohne Nachfrage beim Urheber verwendet werden darf. Mitarbeiter B denkt, „frei“ beinhaltet die Weitergabe an die Presse und Mitarbeiter C glaubt, er könne das Bild auch anderen Unternehmen zum Verkauf anbieten. Aber für diese drei Nutzungen sind in der Regel ganz unterschiedliche Lizenzierungen nötig. Unser Tipp: Klären Sie vorab, welche Lizenzierungen in Ihrem Unternehmen in der Praxis vorkommen und formulieren Sie die zulässigen Einträge entsprechend. Automatisch eingetragene Fotografen-Stammdaten und standardisierte Fotografenverträge können die Rechtverwaltung übrigens sehr vereinfachen. Und auf die konkrete Nutzung zugeschnittene Lizenzierungen sind natürlich weit günstiger, als immer das komplette Rechtepaket zu erwerben („Buyout“) – aber am Ende nur, wenn Sie die erlaubte Nutzung auch dokumentieren und einhalten.
Wenn Sie Bildmaterial von Agenturen nutzen, werden Ihnen manchmal Laufzeiten vorgeschrieben. Dann sollten Sie erwägen, dafür gleich ein weiteres Feld anlegen, so dass die Aufnahme nach Ablauf automatisch aus dem Verkehr gezogen wird. Aber auch wenn bei Ihnen eigentlich „nur“ die Mitarbeiter selbst fotografieren, müssen Sie die Nutzungsrechte im Auge behalten. Hier liegt der Teufel im Detail. Das umfassende Nutzungsrecht steht Ihrem Unternehmen beispielsweise nur dann zu, wenn die Fotografie zum direkten Aufgabengebiet des Mitarbeiters gehört.
Urheber- und Nutzungsrechte sind freilich nur eine Seite der Medaille. Um die Sache noch etwas komplizierter zu gestalten, müssen Sie bei der Veröffentlichung auch die Bildrechte beachten, die an das Motiv gebunden sind. Das bekannteste Beispiel sind natürlich die Persönlichkeitsrechte, also das „Recht am Bild“ der abgebildeten Personen. Aber auch abgebildete Logos oder Bauwerke können urheberrechtlich geschützt sein. Die Frage, wie sich Persönlichkeitsrechte wahren lassen, tritt aber in der Praxis häufiger auf – es betrifft ja beispielsweise auch die Porträts der eigenen Mitarbeiter auf Ihrer Website. Um Freigaben oder Verbote zu dokumentieren, brauchen Sie unbedingt ein weiteres, rechtliches Metadatenfeld, das diese motivischen Rechte abdeckt. In den meisten DAM-Systemen können Sie inzwischen außerdem Dateien verknüpfen. Wenn Sie also eine schriftliche Erlaubnis der fotografierten Person besitzen, das Bild zu veröffentlichen – und diese Erlaubnis sollten sie besitzen – dann können Sie sie gleich mit dem Bild verknüpfen.
Übrigens kann das gleiche Motiv mit der gleichen Rechtesituation in dem einen Kontext erlaubt sein, in dem anderen hingegen Probleme bereiten. Grundsätzlich gilt etwa für die redaktionelle Nutzung von Bildern ein größerer Spielraum, als für die werbliche. Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig beide Kanäle aus dem gleichen Bildbestand bespielt, darf dieser Unterschied nicht unter den Tisch fallen. Auch das ließe sich mit einem Feld „Frei für“ einfangen. Eleganter wäre es freilich, diese Nutzungen in Ihr Rechte-und-Rollen-Konzept zu integrieren. Das Marketing sieht dann nur die Bilder, die es auch verwenden kann, während die Presseabteilung und die Unternehmenskommunikation auf den gesamten Bestand Zugriff hat. So kann wirklich nichts mehr schiefgehen! Oder gehen Sie in rechtlichen Dingen gern ganz auf Nummer sicher? Dann beauftragen Sie MAGmove mit der Erstellung eines maßgeschneiderten Rechtekonzepts für Ihr DAM-System.
