Endlich Durchblick im Bildarchiv. 5 Tipps für die Archivpflege mit System
Archivpflege – das klingt ähnlich spaßig wie Zimmer aufräumen oder Fahrrad flicken. 
Aber genauso, wie kein Erwachsener den Wert eines aufgeräumten Zimmers und eines funktionstüchtigen Fahrrads in Frage stellen würde, sollte ein Mitarbeiter den Wert eines gepflegten digitalen Medienarchivs im Unternehmen in Frage stellen. Denn nur so können alle Kollegen digitale Bilder oder überhaupt Medien schnell finden und sicher verwenden. Wie beim Zimmer aufräumen gilt: Mit ein paar strukturierten, regelmäßigen Handgriffen lässt sich das große Chaos dauerhaft vermeiden. Und das große Chaos aufzuräumen, dazu hat ja nun wirklich niemand Lust und Zeit. Wir verraten Ihnen hier deshalb die fünf wichtigsten Tipps, mit denen sich ein einmal sauber eingerichtetes DAM-System langfristig hält:
- Dubletten-Kontrolle
Hat Ihre Bilddatenbank einen Türsteher, der einlaufendes Bildmaterial automatisch auf Dubletten kontrolliert? Dann brauchen Sie sich darum später natürlich nicht zu kümmern. Alle anderen sollten regelmäßig selbst mal kontrollieren, ob sich niemand reingeschmuggelt hat. (Identische) Dubletten oder (vergleichbare) Versionen von Dateien zum Beispiel. Nur die beste wird in der Regel aufgehoben.
- Löschen
Klar, Fans des japanischen Aufräum-Gurus Marie Kondo nehmen jede Datei des gesamten Medienpools zur Hand (bzw. vor Augen) und fragen sich, ob sie Freude bringt. Alle anderen browsen durch den Pool und löschen, was nicht zu gebrauchen ist. Etwa, weil es total unscharf ist oder redundant. Oder weil es motivisch gar nicht dem Zweck der Datenbank entspricht oder weil der Urheber nicht vermerkt wurde und nicht mehr zu recherchieren ist. Rücksprache mit den Kollegen schadet natürlich nicht!
- Keyword-Vereinheitlichung
Das braucht etwas Geduld, zahlt sich aber aus. Testen Sie, ob Sie und Ihre Kollegen konsistent verschlagwortet haben. Es gibt drei verschiedene Schlagworte für den gleichen Event oder das gleiche Projekt? Das sollten sie vereinheitlichen, sonst drohen Bilder bei der Suche durchzurutschen. Tochtergesellschaften wurden umbenannt, neue Kampagnen sind am Start – halten Sie Ihren Keyword-Katalog auf dem Laufenden, damit das, was gesucht wird auch gefunden werden kann.
- Ansichten und Berechtigungen
Ich sehe was, was Du nicht siehst – das ist in den meisten DAM-Systemen Prinzip! Das Marketing sieht andere Medien als die Redaktion der Mitarbeiterzeitschrift und die Journalisten mit Pressezugang haben natürlich nur auf ganz ausgewählte Bilder freie Sicht. Ein Rechte-und-Rollen-Konzept, mit dem der zentral gelagerte Medienpool unterschiedlichen Nutzern selektiv sichtbar ist, ist ja der große Vorteil bei einem DAM. Im Eifer des täglichen Gefechts kann es aber schon mal passieren, dass die Sichtbarkeit an den Medien selbst nicht richtig eingestellt wird. Also kontrollieren Sie doch ab und zu mal, ob jede Nutzergruppe auch wirklich alles sieht, was sie sehen soll – aber auch nicht mehr.
- Fehlende Worte
Hier lohnt eine systematische Herangehensweise. Denn wenn großräumig oder komplett unverschlagwortete Medien in Ihr System gelangen, sind sie für jegliche Nutzung verloren. Von welchem Keyword sollten sie erfasst, von welchem Nutzer je gefunden werden? Natürlich von niemandem. Außer von demjenigen, der gezielt nach solchen leeren Bildern sucht – also von Ihnen. Wer auch immer Ihre Bilddatenbank gebaut hat, er hat hoffentlich darauf geachtet, dass Ihnen eine Suche nach dem Format „kein Eintrag in Feld xy“ zur Verfügung steht. Damit grasen Sie dann alle wichtigen Informationsfelder Ihrer Medien ab. Und wenn Ihnen das Wissen fehlt, die Einträge der nachlässigen Kollegen zu ergänzen, dann geben Sie diese Aufgabe doch einfach die Kollegen zurück – in der Regel sehen Sie ja den Missetäter. Er steht im Feld „hochgeladen von“.
Die Freude, die ein gut eingestelltes Bildverwaltungssystem den Nutzern macht, erleben wir immer wieder, wenn wir optimal an die Zwecke und Medien angepasste Systeme schlüsselfertig an unsere Kunden übergeben. Mit diesen einfachen fünf Routinen, auf die Sie monatlich nicht mal eine Arbeitsstunde verwenden müssen, sorgen Sie dafür, dass die Freude am System nachhaltig bleibt und dauerhaft Zeit, Nerven und Kosten geschont werden.
