Lieblingsfunktionen – Was Nutzer von einem DAM erwarten sollten. MAGmove’s Bestenliste der Top 8-Funktionen
Die Entscheidung, welches DAM-System angeschafft wird, tragen oft nicht die, die es nutzen werden. Wer als Gestalter von Unternehmenskommunikation und Marketing jeden Tag mit der Mediendatenbank arbeitet, hat einen ganz anderen Anspruch als die IT oder der Chef.
Wie entscheiden?
Das Problem dabei: Für die Nutzerfreundlichkeit oder Usability sind Funktionalitäten entscheidend, denen bei der Softwareauswahl häufig nicht viel Platz eingeräumt wird. Die oberflächliche Inspektion dieses Bereichs arbeitet sich meist nur an Standards ab: Stapelbearbeitung – check, Metadatenverwaltung – check, Videoplayer – check, Zuschnitt und Download in verschiedenen Voreinstellungen – check, Anbindung an die Social Media-Kanäle – check, MS-Office Plugins – check. Sonst noch was? Allerdings! Gerade im Bereich der Funktionalitäten lohnt sich genaues Hinsehen, auch wenn man dafür tief in das Produkt einsteigen und am besten noch etwas Erfahrung mitbringen muss. Aber eine kluge Wahl in Sachen Nutzerfreundlichkeit erhöht die Nutzungswahrscheinlichkeit und damit den Erfolg Ihres neuen Systems. Und wenn die Funktionen dann noch so smart sind, dass Ihre Mitarbeiter wirklich Zeit sparen, halten sich auch Ihre Kosten für die unabdingbare Metadatenpflege in Grenzen.
Profitipps aus erster Hand!
Mehr Spaß, weniger Kosten – bessere Argumente gibt es ja eigentlich kaum. 
Aber was sind nun die Funktionen, die im Editoren-Alltag des Bild- und Metadatenmanagements wirklich praktisch sind? Und wer verrät sie dem nicht so erfahrenen Anwender? Hmm, man müsste einfach mal ein paar Heavy User aus dem Nähkästchen plaudern lassen. Am besten sollte man Nutzer fragen, die sich nicht nur in einer Anwendung auskennen, sondern als DAM-Globetrotter auf fast jedem System zuhause sind… Solche wie unsere Archivare! – Haben wir einfach gemacht. Hier kommen MAGmove’s Dauerfavoriten in Sachen Bildverwaltungsfunktionen – der Spannung wegen in ansteigender Reihenfolge sortiert.
Die besten Funktionen
Platz 8: Manche Bildeigenschaften erkennt man gerne auf den ersten Blick. Sie können ein Ausschlusskriterium darstellen, das man nicht erst nach Drucklegung entdecken möchte. Beispielsweise ob es sich um eine historische oder aktuelle Aufnahme handelt. Oder ob die Bildgröße bzw. Auflösung dem Druckstandard entspricht oder nicht. Ob ein Model Release zu dem Bild vorliegt. Im Vorteil ist derjenige, dessen DAM dafür Icon, Sticker oder Marker im Repertoire hat, die schon am Vorschaubild über entsprechende Eigenschaften informieren.
Platz 7: Das Bild, das Sie vor Augen hatten ist ganz ähnlich wie das, was Sie gefunden haben? Nur eben ohne das Objekt im Vordergrund oder die Person im Hintergrund? Und bevor Sie jetzt Photoshop bemühen, fragen Sie sich, ob es das Bild nicht ohnehin ohne die störenden Details in Ihrer Bilddatenbank gibt. Wie praktisch wäre es bitte, wenn Sie Ihren Bilderpool jetzt nach Ähnlichkeit sortieren könnten?! Geht nicht? In manchen Systemen schon! Schauen Sie sich doch mal bei „FotoWare“ um.
Platz 6: Eine Datenbank mit Duplikat-Verstopfung? Ist gar nicht so selten – und nervig für alle Anwender. Sie stehen immer wieder vor der zeitraubenden Frage, ob es sich bei den gefundenen, scheinbar identischen Motiven wirklich um Doubletten handelt oder um unterschiedliche Variationen des gleichen Motivs. Dem lässt sich am besten schon beim Upload neuer Bilder ein Riegel vorschieben. Wie praktisch, wenn Sie wie bei „Canto“ oder „4allPortals“ gleich darauf hingewiesen werden, dass das Bild, das Sie gerade hochladen wollen, in Ihrem Medienpool schon längst vorhanden ist.
Platz 5: Metadaten sind das A und O der digitalen Bildverwaltung, ihre Pflege erfordert Aufwand. Hier ist wirklich Effizienz gefragt. Streng genommen fallen Metadaten das erste Mal an, wenn Sie einen Fotografen beauftragen. Die Aufnahmen existieren dann noch gar nicht, aber die Basisausstattung an Metadaten der zukünftigen Bilder wie Fotograf, Tag der Aufnahme, Motiv, Anlass wird dann bereits benannt. Meistens werden diese Daten im Rahmen der Auftragserteilung auch schon festgehalten. Wie sinnig wäre es, wenn man die Metadaten dann schon speichern könnte, um sie mit den Bildern zu verbinden, sobald diese existieren. Das geht beispielsweise bei der Dropsite der „Admiral Cloud“. Aber auch bei „Canto“ lassen sich schon einige Informationen in dem Upload-Link für den Fotografen unterbringen, bei „4allPortals“ kann der Zielordner entsprechend vorverschlagwortet werden.
Platz 4: Raider heißt jetzt Twix? Macht doch nix! Jedenfalls nicht, wenn Ihr DAM-System über eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion verfügt. Dann können Sie den gesamten Metadatenbestand mit einem Klick an die neue Unternehmensterminologie anpassen. Die Funktion darf übrigens ruhig weitere Optionen zulassen. Sie kann etwa abfragen, ob nur ganze Wörter oder auch Wortbestandteile gefunden und ersetzt werden sollen. Und ob in allen Metdatenfeldern zu suchen ist oder nur in ausgewählten. Diese Funktion sollte auf jeden Fall auf Ihre Anforderungsliste.
Platz 3: AND, NOT, OR – das sind die Standardoperatoren jeder Suche und eben auch der Bildsuche. Nun aber folgende Situation: Sie wollen im Rahmen der Metadatenpflege mal eben kontrollieren, ob alle Bilder einen Eintrag im Feld Nutzungsrecht aufweisen oder ob überall der Fotograf eingetragen ist? Dann brauchen Sie eine entsprechende Suchoption die es ermöglicht, die Suche „kein Eintrag in Feld xy“ auszulösen. Das kann allerdings nicht jedes DAM-System. Genauso wenig wie das entsprechende Pendant „beliebiger Eintrag in Feld xy“. Fragen Sie lieber einmal beim Hersteller nach – wir wollten diese Suchoption nicht missen!
Platz 2: Bild A und Bild B zeigen eine ähnliche Szenerie, nur auf Bild A ist noch ein Hund zu sehen. Und jetzt würden Sie im Rahmen der Metadatenpflege gern überprüfen, ob bis auf „Hund“ auch alle Schlagwörter übereinstimmen? Dann greifen Sie doch zu Stift und Zettel, schreiben die Listen einfach ab und vergleichen Sie… Oder Sie haben „FotoWeb“ am Start, dann können Sie sich das sparen. „FotoWeb“ zeigt Ihnen nämlich an, welche Einträge in den ausgewählten Assets identisch sind und welche nicht. Und vereinheitlichen lässt sich dann Feld für Feld auch alles per Klick. Supercooles Tool!
Platz 1: Unser Sieger ermöglicht einen Workflow, den man wirklich ständig braucht, wenn man Fotoproduktionen in die Bilddatenbank spielt. Er geht so: Metadatentemplate eines Bildes beschriften, alle Bilder aus der Produktion zusammensuchen, die den gleichen Basisdatensatz tragen sollen. Und dann: gesamtes Metadatenset kopieren und auf den ganzen Stapel einfügen. Alle Einträge kopieren, alle Einträge einfügen – eine so naheliegende Funktion und trotzdem so selten, dass sie ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist.
Die Wunschliste der Profis
Und dann wäre da noch unser Sonderpreis – den würden wir gerne vergeben, sobald uns jemand eine überzeugende Umsetzung präsentieren kann für diese Funktionen, die wir vermissen. Typischer Fall: Ihre Bilder kommen von einem Fotografen und tragen schon Metadaten, wenn sie ins System kommen? Dann möchten Sie diese Informationen auch erstmal in Ruhe ansehen, bevor Sie sie versehentlich überschreiben, oder? Dafür wäre gleich beim Upload der richtige Moment, finden wir. Lässt sich da nicht was machen? Gleiches wünschen sich natürlich auch diejenigen, die ihre Bilder vor allem von Bildagenturen beziehen. Deren Workflows ließen sich übrigens erheblich verbessern, wenn sie direkt aus ihren DAM-Systemen auf die Bestände ihrer Agentur zugreifen könnten. Und schließlich träumen wir natürlich immer noch alle den alten Traum von einer wirklich funktionierenden automatischen Bilderkennung. Das, was wir bisher gesehen haben, hat die Bezeichnung künstliche Intelligenz jedenfalls eher nicht so verdient. Für uns hieße das nämlich, dass die KI Bilder nicht nur mit den Augen eines Menschen sieht, sondern mit den Augen eines Archivars. Klar, Archivare sind irgendwie auch nur Menschen, aber wo Mensch und KI „Auto, gelb“ sehen, sehen unsere Archivare eben „Porsche 911 Carrera 4S PDK, Typ 991, Allrad, Automatik, Benziner, 3800 ccm, 294 kW, 400 PS, gelb, Baujahr 2014“. Und jetzt raten Sie mal, mit welcher Angabe sich in einer Bilddatenbank der Automobilbranche punkten lässt…
Fazit
Bei all den tollen Funktionen, die wir hier beschrieben haben, ist es übrigens wie mit allen anderen Eigenschaften der DAM-Systeme. Man wird keins finden, das überall mit Bestnote abschneidet – und wenn doch, fällt es spätestens wegen des Preises raus. Sie sollten deshalb die einzelnen Funktionen genauso wie die anderen Features priorisieren und dann sorgsam gegeneinander abwägen. Und falls Ihnen dabei das Know-how oder schlicht der Überblick fehlt, dann sollten Sie kompetente Beratung im Erwägung ziehen.
