Nur angepasste Metadaten sind gute Metadaten. So entwerfen Sie das Metadaten-Schema für Ihr DAM-System
Manche meinen, das sei wohl MAGmove’s Mantra: Digitale Bilder brauchen gute Metadaten. Stimmt, daran führt tatsächlich kein Weg vorbei. Wenn Sie Ihre Bilder mit einer DAM-Software schnell finden und alle wichtigen Informationen direkt zur Hand haben wollen, dann benötigen Ihre Bilder Metadaten. Ohne Metadaten sind Ihre Bilder wie ein Supermarktregal voller Konservendosen aber ohne Etikett.
Eine DAM-Software anzuschaffen und zu hoffen, alles Weitere würde sich auf magische Art und Weise von selbst ergeben, ist zu kurz gesprungen. Denn alle Verwaltungsprozesse dieser Software beruhen auf Metadaten. Natürlich findet auch Ihre Bildsuche im DAM-System über Metadateneinträge statt. Deshalb sind diese Daten unerlässlich für das Funktionieren digitaler Bildarchive. Und weil sich Ihre Bilder genauso wie Ihre Bildverwaltungsprozesse von denen anderer Unternehmen unterscheiden, bieten gute DAM-Systeme die Möglichkeit, Metadaten-Sets individuell einzurichten. Sie können dann selbst die für Ihre Bildkommunikation nötigen Metadatenfelder auswählen und festlegen. Wie Sie dabei vorgehen, erläutern wir hier – und wir beginnen ganz am Anfang. Was waren eigentlich nochmal Metadaten?
Metadaten sind Übersichtsdaten über einen Gegenstand oder eine Informationseinheit. Ein beliebtes Beispiel ist der Bibliothekskatalog. Titel, Autor, Thema und Genre stehen ganz sicher auf der Karteikarte im Katalog. Zusammen mit der vielleicht wichtigsten Information, dem Aufstellungsort. Er verrät dem Nutzer, wo das Buch unter den vielen Tausend anderen Büchern zu finden ist. Genauso ließe sich Ihr Personalausweis oder die Speisekarte in einem Restaurant als Metadatenblatt bezeichnen. Beide Schriftstücke listen Informationen, die im Moment der Nutzung, also beim Identifizieren oder Bestellen relevant sind. Relevante Informationen auszuspielen ist auch eine zentrale Aufgabe Ihres Metadaten-Sets im DAM-System. Bei digitalen Bildern sind drei Metadaten-Standards verbreitet: Exif, IPTC und XMP. Während es sich bei den Exif-Daten um technische Daten handelt, die von der Digitalkamera in die Bilddatei geschrieben werden (Verschlusszeit, Blende, Objektiv etc.), können mit dem IPTC-Standard auch motivische, rechtliche und urheberschaftliche Informationen eingetragen und gespeichert werden (Urheber, Titel, Lizenzierung). Bei Adobes XMP-Standard handelt es sich um die modernste Variante, die die anderen Standards integriert. Alle Metadaten können direkt in die Bilddatei geschrieben werden, sofern es sich um ein tiff oder jpg-Format handelt.
Die Gesamtheit der Metadaten zu jeder Informationseinheit wird als Metadaten-Set, -Konzept, -Schema oder auch -Template bezeichnet. Stellen Sie sich das wie ein Formular vor. Zum Beispiel wie das Formular, das Sie ausfüllen müssen, um Ihren Personalausweis zu beantragen. Auf jedem Formular haben Sie verschiedene definierte Felder, die benannt sind, um den an der Stelle gewünschten Eintrag zu bezeichnen. Name, Vorname, Geburtstag und Geburtsort sind solche Felder mit den genannten Feldnamen. Was Sie als Antragsteller dann dort hineinschreiben, bezeichnet man als Werte oder Einträge. Manchmal wird die Form vorgegeben, in der Sie diese Einträge zu Papier bringen sollen. Es könnte etwa eine Zahl, ein Wort oder ein Text gefordert sein oder eine einfache oder mehrfache Auswahl aus einer Liste möglich sein. Dabei handelt es sich um die Feldeigenschaft oder sein Attribut.
Wenn Sie nun Ihr individuelles Metadaten-Set anlegen, dann entwickeln Sie also quasi das Formular für den Personalausweis Ihrer Bilder. Dafür legen Sie fest, welche Informationen Sie in Zukunft zur Identifizierung Ihrer Bilder benötigen – also welche Felder vorhanden, wie sie heißen und welche Einträge dort zulässig sein sollen. Behalten Sie vor allem die beiden Hauptaufgaben im Auge, die Ihre Metadaten im DAM-System übernehmen sollen: Informationssicherung und Filterung. Wer hat das Bild wann und wo aufgenommen, was ist darauf zu sehen, wann, wo und wie lange dürfen wir es verwenden? Es handelt sich um absolut elementare Informationen, die zu jedem Bild vorhanden sein müssen. Felder wie Urheber, Titel, Objektbeschreibung, Stichwort, Lizenz und Laufzeit sind daher unerlässlich. Das gleiche gilt für das Kameradatum und den Aufnahmeort, wobei diese Informationen häufig bereits von der Kamera in die Bilddatei geschrieben werden. Nichtsdestoweniger benötigt Ihr Metadaten-Set ein entsprechendes Feld, in dem der ggf. automatisch erzeugte Eintrag erscheint.
Jede Form der Bildsuche lässt sich als Filterung begreifen. Die Möglichkeit, Bildbestände scheinbar beliebig zu filtern ist neben der Informationssicherung die wichtigste Eigenschaft eines DAM-Systems. Aber Achtung: Ihre Bilder lassen sich nur nach den Kriterien filtern, die Sie zuvor im Metadaten-Set angelegt haben. Überlegen Sie also, von Ihren Bildern und deren Nutzern ausgehend, welche Recherchemöglichkeiten komfortabel wären. Wenn Sie Produktbilder verwalten, möchten Nutzer vielleicht nach Eingabe einer Produktnummer das dazugehörige Produktbild finden – dann müssen Sie das Feld „Produktnummer“ vorsehen. Besitzen Sie Personenbilder, sollten Sie unbedingt ein Feld für solche Einträge anlegen. Genauso können Sie, falls vorhanden, für Ihre verschiedenen Standorte oder Filialen ein Feld definieren. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil liegt dann in der flexiblen Kombination der Filterung. Im zuletzt genannten Beispiel könnte man etwa mit drei Klicks alle Mitarbeiter der Filialen Hamburg und Frankfurt filtern – ob aus insgesamt 500 oder 500.000 Bildern, spielt dann keine Rolle mehr. Vielleicht wird bei Ihnen auch zwischen redaktionellen und kommerziellen Bildern unterschieden? Dann möchte man auch nur nach dem einen oder dem anderen suchen können. Oder folgen Ihre wichtigsten Bilder einer bestimmten Bildsprache? Wenn Sie solche Felder im Metadaten-Set berücksichtigen, kann man auf diese Bilder später direkt zugreifen.
Filterungen benötigen Sie nicht nur für die Bildsuche. Auch DAM-Workflows erfordern häufig bestimmte Metadateneinträge um die gemeinten Bilder identifizieren zu können. Man spricht dann von administrativen Metadaten. Arbeitet Ihr DAM-System mit Themenarchiven wie „Personen“, „Produkte“ oder „Logos“, dann findet die Zuordnung der Bilder zu diesen Archiven auch über einen Metadateneintrag im dafür vorgesehenen Feld statt – wenn es angelegt ist. Ein anderes gutes Beispiel ist das Objektzyklus-Feld, das den Status eines Bildes im Bildverwaltungsprozess beschreibt. Zulässige Standardwerte lauten: In Bearbeitung, aktiv, veraltet, archiviert. Ist dieses Feld in Ihrem Metadaten-Set vorgesehen, können Sie alle Bilder „in Bearbeitung“ filtern und für bestimmte Nutzergruppen unsichtbar machen oder alle „veralteten“ Bilder filtern, ihren Eintrag auf „archiviert“ stellen und sie einem gesonderten Archivbereich zuweisen. Sie sehen schon – spätestens hier wird es komplex.
Nachdem Sie alle Felder in Ihrem Set konzipiert haben, legen Sie deren Eigenschaften fest. Handelt es sich um ein Pflichtfeld, das ausgefüllt werden muss, oder um ein freiwilliges Feld? Welche Werte sind zulässig? Soll über eine vorgegebene Liste ein kontrolliertes Vokabular gewährleistet werden? Soll es in die Standardsuche eingeschlossen sein oder nicht? Manche Systeme lassen auch mehrere Metadaten-Sets zu, so dass Sie Ihre Logos, Videodateien und Bilddateien mit unterschiedlichen, auf diese Dateitypen zugeschnittenen Metadatenfeldern verwalten können.
Bei der Konzipierung von Metadaten-Sets zahlt sich Erfahrung aus. Natürlich ist es kein Problem, vergessene Felder nachträglich einzufügen. Aber um die volle Funktionalität zu erreichen, müssen Sie dann auch die dazugehörigen Werte nachtragen – und das bei jedem einzelnen Asset. Je nach Größe Ihres Bildbestands kann dabei schon mal die eine oder andere Stunde ins Land ziehen. Deshalb hier unser letzter Tipp: Weil Sie vermutlich nur einmal im Leben ein Metadaten-Set erstellen, wir aber ständig, bieten wir Ihnen gerne an, Ihren Entwurf zu überprüfen. Rufen Sie doch einfach mal an!
