Umweltbewusste Datenhaltung. Wie smarte Bildverwaltung dem Klima hilft
Es ist gar nicht lange her, da galt das papierlose Büro als großer grüner Hoffnungsträger. Inzwischen findet man Papier in den meisten Unternehmen nur noch im Sanitärbereich. Doch obwohl wir unsere Papierkörbe in Kurzarbeit geschickt haben, haben wir der Umwelt damit nicht geholfen. Denn gleichzeitig stieg der tägliche Datenmüll, der in Büros und Homeoffices produziert wird. Und Datenmüll ist leider auch Müll und verschmutzt die Umwelt erheblich. Denn auch Datenmüll benötigt Speicherplatz auf Servern und in Rechenzentren. Das kostet Geld und erhöht den jährlichen CO2-Ausstoß um sagenhafte 5,8 Millionen Tonnen (Quelle: Focus). 50-mal so groß wie Berlin müsste der Wald sein, der das ausgleichen könnte. Deshalb erklären wir hier, wie sich mit durchdachtem Softwareeinsatz nicht nur der CFO begeistern lässt, sondern auch die Umwelt schonen: Kurz lesen, kurz denken, nötigenfalls Software anschaffen und mit Digital Asset Management aktiv zum Umwelt- und Klimaschutz beitragen!
52% direkt für die Tonne!
Die Zahl haut einen ganz schön um: 52%! Über die Hälfte aller von Mitarbeitern für Unternehmen gespeicherten Daten wird nie wieder von irgendjemandem benötigt oder gesehen. Jedes zweite Dokument bräuchten Sie gar nicht zu betiteln und zu verstauen, jedes zweite Bild könnten Sie auch gleich nach dem Drücken des Auslösers wieder löschen, jede zweite Email… und so weiter. Klar. Würde man ja auch sofort machen, wenn jemand mit Sicherheit sagen könnte, welches. Aber: Who knows?
Es geht ums Prinzip
Bei der Betrachtung einzelner Dateien verlieren wir uns im Klein-klein. Wir brauchen das Big Picture, also den Blick auf die Routinen mit denen wir Daten 
produzieren und vor allem reproduzieren. Und um daran zu schrauben, brauchen wir professionelles Bild- und Dokumenten-Management. Die wichtigsten Größen bei der Datenmüllproduktion sind die doppelten Dateien (Dubletten), die bei Email-Versand und durch unterschiedliche Ablageorte bei zahlreichen Mitarbeitern und in verschiedenen Ordner entstehen. Schätzen Sie doch mal den Reproduktions-Wert des letzten Meeting-Protokolls, der letzten Bildproduktion oder Ihres Unternehmenslogos auf den Speichern Ihres Unternehmens. Zwischen 5 und 50 ist sicher nicht zu hoch gegriffen. Und genau hier liegt der Schlüssel, mit dem Sie zum ÖKO-Bildmanager werden.
Mit System den R-Wert senken
Microsoft hat mit Teams und Co vorgemacht, wie es besser geht: Alle greifen nur noch auf das zentral abgelegte Dokument zurück. Es lässt sich dort gemeinsam bearbeiten. Und statt das Dokument selbst zu verschicken, wird ein Berechtigungslink geteilt. Auch die Versionierungsdublette(n) entfällt, denn frühere Versionen kann man jetzt innerhalb der Datei rekonstruieren. So lässt sich die Reproduktionsrate radikal reduzieren, nicht selten sogar mit einem Schlag von 100 auf 0. Im Fall Ihrer Unternehmensbilder ist das Prinzip das gleiche. Konsequentes Umschwenken spart hier aber viel mehr CO2, weil Bilder ja auch viel mehr Speicherplatz benötigen. Deshalb lässt sich mit DAM wirklich was für die Umwelt ausrichten.
Konsequent Digitalisieren: Metadaten statt Ordner
Was die Rechenzentren richtig zum Qualmen bringt, sind die unnötigen Bildkopien. Kommt professionelles Bildmanagement zum Einsatz, wird ein Motiv nicht mehr in unterschiedlichen Projektordnern abgelegt. Stattdessen gibt es nur noch einen Medienpool, in dem jedes einzelne Bild mit Informationen versehen ist. Zum Beispiel, zu welchem Thema es gehört, zu welchen anderen Motiven es passt und wie lang und vom wem es genutzt werden darf. Wer sich über Bilder austauschen möchte, erstellt vor Ort im Medienpool eine virtuelle Sammlung und verlinkt sie den gewählten Empfängern. Alle Originale bleiben immer wo sie sind, sicher im System. Schöner Nebeneffekt: Dank der Versendung von Links statt Bilddaten haben WeTransfer und Dropbox ausgedient und Sie müssen sich nicht mehr mit der IT-Sicherheit streiten. Braucht man doch mal einen Download, fordert man ihn gleich in dem benötigten Format an. Nach der Nutzung kann diese Wegwerfkopie gelöscht werden. Denn jeder weiß: Bildsammlungen dauerhaft lokal zu speichern ist komplett unnütz, weil sie ja zentral gespeichert werden. Dort findet man immer die aktuelle Version mit den aktuellen Informationen. So einfach macht man mit Einwegkopien Dubletten überflüssig, so einfach kann Ihr Unternehmen die Umwelt schonen.
Fazit
Bilder fressen Speicherplatz, Speicherplatz belastet die Umwelt. Verzichten wir auf heutzutage völlig unnütze Bilddubletten, ist mit wenig Aufwand schon wirklich viel gewonnen. Denn unter den nervigen Doppelungen leidet nicht nur das Klima, sondern auch das Arbeitsklima. Schließlich möchte ja jeder auf Anhieb die richtige Version finden und sich nicht lange mit Bildvergleichen aufhalten. Intelligentes Bildmanagement, das auf einer zentralen Ressource aufsetzt, reduziert Dubletten und Datenmüll massiv. Nennen Sie es Change Management oder Reorganisation. Mit einem Digital-Asset-Management-System und ein paar neuen Maßgaben für die Kollegen wandelt sich Ihr Bewusstsein. 52% weniger Datenmüll, Ökobilanz aufpoliert, Sicherheit geschaffen und auch noch Geld fürs Unternehmen gespart. Schneller kann man gar nicht auf der Seite der Guten stehen.
